Как организовать эффективное обучение сотрудников из региональных филиалов в онлайн-формате

Опубликовано в журнале "Управление человеческим потенциалом" № 1 январь 2011

Как провести обучение сотрудников из филиалов, не покидая рабочего места, привлечь тренеров вне зависимости от их графика поездок, сократить командировочные расходы и сэкономить время, повысить эффективность удаленных коммуникаций, создать архив записанных семинаров и тренингов, - обо всем этом расскажет Инна Прошкина, директор по маркетингу Webinar.ru.

Для компаний, которые стремятся обеспечить высококачественное обслуживание клиентов, повысить производительность труда и эффективность работы сотрудников, обучение является необходимым условием для достижения данных целей. Вне зависимости от размера, рода деятельности и целей фирмы, будь то ознакомление с продуктовой линейкой, курсы иностранного языка или тренинг по продажам, эффективное обучение сотрудников становится залогом успешного развития организации.

Для компаний, которые регулярно обновляют свою продуктовую линейку, скорость выхода на рынок является конкурентным преимуществом. Важно своевременно знакомить своих сотрудников, партнеров и дистрибьюторов с новинками.

Пример. Компания Siemens - мировой лидер в области электроники и электротехники. Концерн действует в таких областях, как индустрия и энергетика, а также в сфере здравоохранения. Около 405 тыс. сотрудников разрабатывают и производят продукцию, проектируют и создают системы и оборудование, предлагают индивидуальные решения для конкретных заказчиков.

Постоянно расширяя свою продуктовую линейку, компания Siemens заботится о том, чтобы сотрудники имели возможность своевременно ознакомиться с новинками. Учитывая масштаб концерна (филиалы находятся далеко друг от друга), вопрос поиска альтернативных традиционным способам обучения стоял достаточно остро.

В компаниях, бизнес которых построен на прямых продажах, большое внимание уделяют вопросам подготовки продавцов и распространителей. Сотрудники и торговые представители должны не только отлично знать продуктовый ряд, но и обладать навыками эффективных продаж. Особенностью сетевого бизнеса также является большое количество дистрибьюторов или консультантов, расположенных в различных регионах.

Пример. Компания Mary Kay традиционно проводит презентации своей продукции на так называемых классах по красоте, уделяя большое внимание вопросам обучения основам бизнеса, способам продаж и принципам фирмы. Поскольку у Mary Kay широкая сеть филиалов по всей стране, перед руководством встал вопрос о проведении презентаций с минимальными затратами для максимального количества участников.

Для сервисных компаний еще в большей степени, чем для продуктовых, важны сотрудники. Высокая квалификация кадров и качественное обслуживание клиентов - основное условие конкурентоспособности бизнеса.

Для крупных и средних компаний, которые имеют сеть филиалов и дистрибьюторов, процесс обучения затрудняется географическими барьерами. Учитывая масштабы России, данная проблема только усугубляется (стоит еще учитывать различные часовые пояса).

Снижение оперативности грозит не столько потерей времени, сколько упущенной выгодой, в особенности для компаний, работающих на высококонкурентных рынках.

Иногда собрать всех сотрудников компании одновременно в одном зале не представляется возможным, а командировочные и логистические расходы на организацию выездных семинаров не являются экономически целесообразными.

Пример. SynRG предлагает свои услуги на территории России, Украины, Грузии и Казахстана через сеть офисов компании (всего в девяти городах). В других восточно-европейских странах SynRG работает через своих партнеров по альянсу. Такое территориальное распределение ресурсов, с одной стороны, помогает клиентам SynRG экономить на накладных и транспортных расходах, с другой стороны, усложняет внутренние коммуникации.

Для SynRG приоритетным является высокий уровень квалификации сотрудников, поэтому важное направление работы - организация тренингов по стандартным операционным процедурам и всем аспектам клинических исследований. В компании построена четкая система непрерывного обучения, которая состоит из базового обучения новых сотрудников и тренингов для всех работников на регулярной основе.

Учитывая территориальную разобщенность сотрудников SynRG в России и за ее пределами (например, руководитель направления Business Development находится в Америке, региональные лидеры и их команды - в Украине и Казахстане) и необходимость регулярных коммуникаций с клиентами и партнерами компании, поиск новых путей коммуникаций стоял достаточно остро.

Таким образом, компании, которые стремятся организовать процесс обучения, ищут выгодные альтернативы очным семинарам. Попытка сэкономить традиционными средствами (сеансы конференц-связи, отправки презентаций по электронной почте) приводит к потере эффективности коммуникаций.

Как же сэкономить на проведении межрегиональных тренингов и совещаний и при этом не проиграть в эффективности? Пока единственное решение, которое удовлетворяет обоим условиям, - организация вебинаров.

С одной стороны, провести онлайн-конференцию недорого. С другой стороны, данная технология позволяет максимально приблизиться к эффекту «личного присутствия» на совещании: все участники смогут слышать, видеть и обсуждать то, что им показывают. При этом в некоторых моментах вебинары превосходят непосредственное общение. На их организацию уходит гораздо меньше времени. Это позволяет оперативно реагировать на актуальные проблем компании. К примеру, если вечером возник вопрос, требующий участия всех филиалов, на следующий день можно будет обсудить его в онлайн-режиме.

Пример. Туристическое агентство STAR Travel оказывает широкий спектр услуг, включая продажу авиабилетов, услуги страхования, бронирования гостиниц и различные программы по стажировке, работе за рубежом, программы языковых курсов и просто путешествия по миру. Большое внимание компания уделяет вопросам обучения своих сотрудников.

Каждый месяц проводятся обучающие вебинары, на которых собираются представители из 18 региональных офисов. Сотрудники STAR Travel знакомятся с новыми услугами, проходят тренинги по продажам, а также имеют возможность получить ответы на интересующие их вопросы из первых уст.

Поговорим об основных функциональных возможностях вебинаров

Видео- и аудиоконференции. У вас есть возможность проводить видеоконференции в любом качестве (вплоть до HD) и транслировать несколько участников одновременно. Встроенная VoIP система передачи речи и интеграция с телефонными линиями (телеконференсинг) позволит участвовать в вебинарах в любой точке планеты, независимо от наличия и качества интернет-соединения.
Демонстрация презентаций и документов. Вы можете демонстрировать любые материалы: презентации, документы, веб-страницы, видеоролики и т.д.
Показ приложений и рабочего стола. Вы получаете возможность демонстрировать любые приложения и все, что происходит на рабочем столе ведущего, переключаться между экранами участников и использовать приложения совместно.
Обмен файлами (загрузка и выгрузка файлов любых размеров между участниками вебинара).
Опросы и исследования. Вы можете во время вебинара провести опрос его участников и мгновенно визуализировать результаты с помощью диаграмм различных видов.
Интерактивная доска. Во время демонстрации документов или презентаций можно использовать интерактивную доску, чтобы сфокусировать внимание на важных деталях.
Чат (обмен мгновенными сообщениями для всех участников вебинара).
Запись. Вебинары записывают, чтобы затем предложить посмотреть их тем, кто не смог принять участие. Никогда еще процесс создания мультимедийных презентаций и учебных курсов не был таким простым.

Перечислим основные преимущества вебинаров.

Увеличение эффективности бизнеса.
Экономия времени (можно значительно увеличить количество встреч, семинаров и презентаций).
Сокращение расходов на поездки, аренду залов и организационную логистику.
Мобильность (к вебинару можно подключиться из любой точки мира).
Отсутствие необходимости установки специального программного обеспечения.
Простота использования (легко организовать и провести).

Для онлайн-коммуникаций очень важным является качество связи и надежность провайдера.

Технически провести вебинар очень просто. Не обязательно обладать техническим складом ума или специальными знаниями. С этим может справиться даже начинающий пользователь. Если проблемы и возникают, то носят, как правило, организационный характер.

Приведем некоторые советы, которые помогут организовать вебинар.
Требуется заранее запланировать семинар и сообщить о нем участникам, чтобы они смогли спланировать время.
Если планируется подключить к онлайн-конференции спикера, который никогда не пользовался выбранным сервисом, стоит провести с ним тестовый вебинар для проверки аудио- и видеосвязи. Другим участникам также рекомендуем отправить ссылку на тестирование оборудования, чтобы во время вебинара не тратить время это.
Открыть вход на вебинар лучше за 5-10 минут до его начала. Пока организатор настраивает удобный для его целей вид интерфейса, участники могут видеть приветственный слайд (с программой вебинара), включить приятную музыку.
В начале вебинара зачастую проводят опрос, чтобы лучше понять аудиторию и оптимизировать презентацию под ее интересы. Участники могут задавать вопросы прямо по ходу презентации в чате, и чтобы спикер постоянно не отвлекался на них, лучше заранее озвучить программу, в которой обозначить время вопросов и ответов.

Сравним величину расходов на очный семинар и вебинар.

Расходы на проведение очного семинара обычно складываются из следующих составляющих:

гонорар тренера (30-100 тыс. руб. за день работы);
аренда помещения и питание (2,5-4,5 тыс. руб. за участника).
печатная продукция (от 10 тыс. руб.)
перелеты (от 10 тыс. руб. за человека)

На организацию тренинга для 50 сотрудников в четырехзвездочном отеле в Москве компания тратит примерно 175 тыс. руб. только на аренду помещения и питание. Прибавим к этому авиабилеты другие статьи расходов, и получается, что очное обучение обходится компании в 700-800 тыс. руб.

Расходы на организацию разового вебинара составляют 100 руб. за человека в час. Вебинар на 50 участников, скажем на три часа, будет стоить 12 тыс. руб. (чем больше часов и людей, тем дешевле стоимость одного участника в час). Можно платить фиксированную абонентскую плату (около 20 тыс. руб. в месяц) и проводить неограниченное количество вебинаров.

Гонорар тренера не зависит от формата его выступления (онлайн или оффлайн), поэтому в расчетах не учитывается.

Таким образом, организация обучения в формате вебинаров обходится компании в шесть раз дешевле выездного семинара или тренинга. Варьируя составляющие (стоимость билетов, помещения), вы можете рассчитать возврат инвестиций в вебинары для компании.