Как организовать конференц связь

В статье расскажем как использовать аудио и видео конференц связь онлайн в приложениях, через мобильных операторов и облачную АТС.

С помощью опции на мобильном телефоне

Эта услуга позволяет организовать групповые аудиоконференции на небольшое количество людей. Например, пользователи «Йоты» и «Теле2» могут разговаривать с шестью собеседниками одновременно. Опция доступна абонентам любых сотовых операторов, а оплата производится согласно подключенному тарифу на телефонные звонки.

Из вариантов общения пользователям доступна только аудиосвязь. Обмениваться файлами или вместе выполнять какие-то задания на этом же устройстве не получится. Из-за ограниченного функционала такие звонки больше подходят для проведения телефонных конференций по срочным вопросам. Например, когда нужно обсудить изменения в проекте с исполнителями.

Еще одна проблема связана с тем, что собеседники могут пользоваться разными операторами мобильной связи или находиться в разных регионах. И в том, и в другом случае конференция может оказаться затратной для участников.

Как организовать конференц связь с телефона

Всё просто:

• Позвоните первому абоненту и дождитесь соединения.
• Нажмите на экране «Добавить вызов» и свяжитесь с другими пользователями.

Название функции может меняться в зависимости от модели смартфона. Иногда для подключения услуги конференц связи нужно набрать специальную команду. Подключение бесплатное, а команда будет индивидуальной у каждого оператора.

В мобильных приложениях и сервисах

Чаще всего конференц связь на компьютере и смартфонах организовывают с помощью мессенджеров, специальных ПО и платформ для видеосвязи. Такие программы и сервисы позволяют устраивать конференции, максимально приближенные к офлайн-формату. Во время трансляции спикер и пользователи могут показывать презентацию, получать обратную связь через интерактивные инструменты, вместе работать над документами.

Из функций доступны чаты, демонстрация экрана спикера, вывод участников в эфир, опросы и тесты, виртуальная доска для мозговых штурмов. Чтобы высказаться или оценить контент, участники пользуются опцией «Поднять руку» и реакциями. Задавать вопросы можно в отдельной вкладке чата — так они не теряются в потоке сообщений.

Сервисы и ПО для проведения видеоконференций бывают как платные, так и бесплатные. Бесплатные тарифы обычно предполагают меньшее количество доступных функций или проблемы с хранением данных.

Примеры приложений и сервисов для конференций

• Встречи от МТС Линк

Лучшая конференц связь для совещаний, встреч с клиентами и маркетинговых конференций любого масштаба. Также на платформе проводят вебинары, тренинги и курсы. В Встречи от МТС Линк есть полный набор удобных инструментов для видеосвязи, информация хранится на российских серверах, можно работать из любого браузера. Участники подключаются одним кликом по ссылке.

Сервис доступен пользователям ПК, смартфонов и планшетов. Есть бесплатный безвременный тариф с ограничением по количеству пользователей, объему хранилища и времени эфира.

Имея доступ к нескольким платформам, сотрудники всё чаще делают выбор в пользу Встречи от МТС Линк, как наиболее удобного инструмента для внутренних коммуникаций. 

Илья Коблов

Ведущий менеджер по маркетингу Аскон.

• Zoom

Бесплатное кроссплатформенное приложение и платный сервис. В Zoom пользователям групповых видео звонков доступны скриншаринг, чат, вывод в эфир, онлайн-доска, поднятая рука, реакции, запись встречи для всех участников.

Кроме того, можно подключать автоматические субтитры, корректировать изображение с камеры встроенными инструментами. Максимальная продолжительность звонка — 40 минут. Вместимость одной трансляции — 100 участников. Вход на конференцию осуществляется по ссылке и паролям. 

• Telegram

Лучшая мессенджер-платформа для онлайн-конференций. Пользователи «Телеграм» могут проводить групповые видеозвонки с компьютера, планшета и смартфона. Основные возможности мессенджера: демонстрация экрана спикера, чат, реакции, опросы, шумоподавление. Организатор может записывать эфир.

Все инструменты доступны пользователям мессенджера бесплатно. Функционал может быть неудобен для крупных конференций из-за необходимости скачивать приложение. Также «Телеграм» не подойдет тем, кто хочет получить качественную запись эфира.

• Whatsapp

В «Ватсапе» можно создавать групповые видеозвонки в мобильном приложении. Максимальное количество участников такой конференции 8 человек, включая организатора звонка. Подключение осуществляется через интернет, поэтому минуты из тарифного плана не расходуются.

Whatsapp подходит для срочных совещаний внутри компании. Например, когда сотруднику нужно задать вопрос по текущему проекту. Из инструментов в мессенджере доступны только камера, микрофон и сообщения.

• Trueconf

Российская платформа для видеоконференций на 1000 участников. Сервис работает на всех платформах. Есть несколько тарифов с разным набором инструментов. В Trueconf на онлайн-конференциях используются чат, виртуальная доска, демонстрация экрана, реакции, запись встреч.

Платформа подходит для проведения небольших совещаний и крупных онлайн-мероприятий. Участники присоединяются к трансляциям с любого устройства по ссылке от организатора.

• Skype 

Еще один популярный бесплатный сервис для конференций. Пользователи «Скайпа» могут создавать видеочаты на 50 человек из приложения или веб-версии. Приглашенным участникам не нужно регистрироваться или скачивать приложение, достаточно перейти по ссылке.

Сервис подходит в том числе для обучения и совещаний с мозговыми штурмами. Пользователи могут демонстрировать свой экран, обмениваться файлами, вместе работать над документами, общаться в чате. Есть функция записи встречи.

Как организовать конференц связь в Встречи от МТС Линк

Организаторы могут запустить трансляцию из браузера, личного кабинета на сайте mts-link.ru, Google Календаря или приложения. Расскажем про первый способ:

1. Скачайте расширение Встречи от МТС Линк для браузера.

1. Нажмите на значок пазла, а затем на значок Встречи от МТС Линк для активации расширения.

1. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь в сервисе, нажав на фиолетовый кружок.

1. Запускайте конференции в любой момент двумя кликами: сначала по фиолетовому значку, а затем по кнопке «Начать встречу».

1. Загрузите необходимые документы и пригласите участников по электронной почте/ссылке.

Алгоритм запуска конференции из личного кабинета или приложения почти не отличается. В первом случае нужно зарегистрироваться на платформе Вебинары от МТС Линк, а затем нажать «Запланировать» или «Быстрая встреча». Дальше сервис автоматически предложит настроить камеру и микрофон.

В приложении всё выглядит также. Есть версии программы для Windows, MacOS, iOS, Android. Скачивайте подходящий софт и нажимайте «Запланировать» или «Быстрая встреча».

Чтобы создать встречу в Календаре, нужно нажать на ➕ с правой стороны Календаря и подключить расширение Встречи от МТС Линк. Когда приложение будет добавлено на панель дополнений, нажмите кнопку «Создать» на левой панели и выбрать «Мероприятие».

Как организовать интернет конференц связь в «Телеграме»

В Telegram проводить конференции можно через каналы и группы, на телефоне и компьютере. Разница этих способов в том, что в каналах обычно больше участников и общение, как правило, одностороннее. Участники используют функцию поднять руку, чтобы попросить выход в эфир. В группах пользователи могут общаться синхронно как во время обычной беседы.

Как начать видеочат или трансляцию:

1. Создайте канал или группу. В десктопной версии приложения для этого нужно нажать на ☰ в левом углу сверху и выбрать соответствующий пункт.

1. Если пользователи организуют конференц встречу с телефона, нужно нажать на такой же значок для создания группы или на «карандаш» в правом нижнем углу.
2. Добавьте собеседников. Мессенджер предложит выбрать людей из контактов или сформировать ссылку для приглашения после создания сообщества. Чтобы пригласить собеседников в уже созданный канал или группу, нужно нажать на название сообщества и выбрать «Добавить пользователей».

1. Обратите внимание, что участником группового звонка может быть только пользователь Telegram.
2. Начните видеочат или запланируйте встречу. В десктопном приложении зайдите в созданную группу или канал, а затем нажмите на картинку чата в правом углу.

1. На телефонах Android для этого нужно нажать на название канала или группы, а затем на три точки в правом углу.
2. Также вы можете запланировать трансляцию на определенную дату и время. Участники получат сообщение за 1 час до эфира.

Третий пункт в меню позволяет настроить трансляцию видео из другого приложения. Например, программы OBS для стриминга. Это удобно, если в самом «Телеграме» не хватает функционала для ваших задач.

С помощью офисной или облачной АТС

Офисная АТС позволяет организовать групповое общение через коммутационное устройство, физические кабели и телефоны. Абоненты такой сети получают внутренние номера и доступ к линии без затрат на подключение внешних номеров.

Офисную АТС удобно использовать на совещаниях в компаниях, занимающих большую площадь или несколько зданий. Участнику конференции не придется покидать рабочее место, чтобы присоединиться к обсуждению. Одно из преимуществ офисной системы — конфиденциальность звонков корпоративных клиентов и сотрудников.

Облачные системы представляют собой программы-эмуляторы офисных АТС. Функцию конференц-связи при этом можно использовать как в аудио, так и в видеоформате.

Онлайн конференц связь через облачную АТС удобнее, потому что при подключении не требуется специальное оборудование и сложная настройка. К виртуальной программе можно подключиться за один день. Функционал программы для звонков меняется несколькими кликами без привлечения специалистов. Абоненты не ограничены в передвижениях и могут работать вдали от офиса.

Если же вы пользуетесь конференц-связью, с масштабированием аппаратной системы могут возникнуть проблемы. Оборудование быстро устаревает, а для его настройки требуется больше средств и помощь специалистов.

И офисная, и облачная АТС позволяет подключать услугу конференц-связи для пользователей любого оператора сотовой связи и стационарных телефонов.

Что нужно, чтобы организовать видеоконференцию

Рассмотрим подробнее средства конференц связи для приема и совершения звонков.

Через приложения, сервисы и телефон

Чтобы создать аудиоконференцию со смартфона, требуется только телефон и, при необходимости, наушники с гарнитурой.

Для работы из приложений требуется компьютер, ноутбук или смартфон с хорошей камерой. Дополнительно нужна гарнитура с шумоподавлением — она обеспечивает хорошую звукопередачу без посторонних шорохов и стуков. Встроенные микрофоны не подходят для этой цели, потому что находятся далеко ото рта пользователя или улавливают все окружающие шумы.

Минимальные требования к качеству гарнитуры:

• Легкое, вентилируемое оголовье.
• Проводное соединение с устройством.
• Длина кабеля не меньше 2 метров.
• Регулировка громкости и положения микрофона.

Больше требований к наушникам и микрофонам — в этой статье.

Успех видеоконференций зависит также от качества изображения. При использовании сотового телефона участники беседы обычно транслируют картинку со встроенной камеры. Для ноутбуков и ПК желательно приобрести веб-камеру. Со встроенным устройством изображение получается смазанным и темным.

Какая камера нужна, чтобы организовать конференц связь

• Разрешение от 1280*720.
• Частота кадров от 60/секунду.
• Наличие автофокуса.

Отдельно стоит оговорить такую характеристику как угол обзора — пространство, которое захватывает камера. Для одного спикера, сидящего перед монитором, будет достаточно 60 градусов. Для двух стоящих человек нужна камера с захватом 78 градусов.

В маленьких и средних переговорных комнатах и при показе презентационной доски, достаточно угла обзора в 90 градусов. Для больших конференц залов обычно приобретают поворотные камеры с углом поворота 360 градусов.

Хорошая камера решает почти все проблемы с видеосвязью, если правильно оборудовать рабочее место и настроить другое оборудование. Подробнее о причинах плохой видеосвязи мы написали в этой статье.

Средства для видеосвязи через АТС

Для проведения конференций с помощью офисной АТС потребуется специальное оборудование, кабели и телефонные аппараты. Облачная система устанавливается с помощью ПО для ПК или SIP-телефонов с опцией конференц связи. Также потребуется подключение к оператору IP-телефонии.

Если пользователи будут общаться со смартфонов, ноутбуков и ПК на своих рабочих местах, для связи также понадобятся гарнитуры и веб-камеры. Оборудование для переговорных комнат более обширно. Его можно разделить на 4 категории:

• Камеры.    
  Требования к камерам: поворот 360 градусов, оптический зум, высокое разрешение.
• Освещение.    
  Чтобы организовать конференц связь с видео без мерцания необходимо установить светодиодные ненаправленные лампы с нейтральным светом. Источник света не должен располагаться за спиной участников, иначе картинка получится засвеченной.
• Звуковое оборудование.    
  В переговорных до 10 человек используют микрофоны и динамики ЖК-дисплеев. В средних и больших конференц-залах этого решения недостаточно — потребуются спикерфоны и конгресс-системы для конференц связи.
• Устройства для отображения контента.    
  К средствам связи также относятся ЖК экраны, видеокубы, плазменные панели, проекторы и видеостены. Они нужны для показа презентации, видеороликов, трансляции экранов для совместной работы и видео удаленных спикеров.

FAQ

• Как организовать конференц связь? Групповые звонки можно проводить при помощи опции смартфона, мессенджера, сервиса для видеосвязи или АТС. Обычно используется интернет, но бывают и автономные системы.
• Как создать конференцию в «Телеграмме»? Чтобы организовать групповую конференц-связь, создайте в настройках канал или группу с людьми, которым вы хотите позвонить. Позвоните собеседникам через значок или команду «Начать видеочат (трансляцию)». На телефонах андроид для доступа к функции нужно нажать на название канала или группы, а затем на три точки (፧) в правом углу.