фон

Онлайн-конференция: организация и возможности использования

Содержание:

Онлайн-конференция — это удаленное обучающее мероприятие, презентация или совещание в режиме реального времени. Бывает в аудио и видеоформате. Второй вариант максимально приближен к бизнес-встрече и потому более эффективен в решении задач. В статье рассказываем о плюсах этого формата и раскрываем организационные секреты.

Видеовстречи с возможностью записи без ограничений по времени
Попробовать бесплатно

 

h1 | Изображение 1Конференции онлайн бесплатно

4 преимущества онлайн-конференций

Расширение географии

Видеоконференции упрощают привлечение партнеров и клиентов из других регионов. При этом компании не ограничены посадочными местами и могут приглашать тысячи участников одновременно.

Кроме того, для интернет конференции проще получить согласие известного или иностранного спикера. Ведь ему не приходится жертвовать личным временем.

Ускорение коммуникации

Обучение удаленных сотрудников становится проще и быстрее — никто не тратит время на дорогу и согласование даты встречи. В компаниях с разветвленной сетью филиалов информация о новых продуктах приходит в регионы своевременно. К тому же хороший современный сервис ВКС позволяет организовать не только вебинары, но и тренинги для получения практических навыков.
 

«Постоянно повышайте профессиональный уровень сотрудников вашей компании. Используя вебинары, вы сможете оперативно и качественно проводить обучение персонала даже в самых отдаленных районах — так вы повысите эффективность вашей компании в целом»

Сергей Плехов, заместитель генерального директора АО СК «СОГАЗ-Мед»

Деловая коммуникация с партнерами и командой упрощается по той же причине. Ведь логистика людей даже в одном городе сложнее созвона — нужно выбрать удобные время и дату, кто-то заболеет и не придет. С видеоконференцией решить эту задачу проще.

h1 | Изображение 2Сервис Линк Встречи для проведения онлайн-конференций

Экономия на организационных расходах

Компании не придется тратить деньги на командировки, трансфер и гостиницу спикера. Кроме того, на некоторых площадках можно проводить онлайн-конференции бесплатно. Условием обычно становится небольшое количество собеседников.

Организуя крупные мероприятия в удаленном формате, вы экономите на кейтеринге и печатной продукции. Освободившиеся средства можно направить на крутые технические решения.

«Онлайн обеспечивает большой комфорт для бизнеса. Бизнесу не нужно снимать человека с работы на целый день, не нужно арендовать зал, думать, куда повесить проектор или поставить флипчарт. За бизнес уже подумали — нужно лишь не отвлекать человека во время обучения»

Антон Кутин, тренер «ОТП-Банка»

Запись встречи

Интернет-конференцию можно записать и выложить в общее рабочее пространство. При необходимости участники самостоятельно освежат в памяти информацию, не отвлекая коллег. Второй плюс записей в том, что их смогут посмотреть люди, пропустившие встречу онлайн. Вам не придется назначать дополнительный созвон или делать заметки для отсутствующих.

Запись крупных конференций можно выкладывать в бесплатный свободный доступ и распространять, тем самым повышая узнаваемость бренда. Нередко интернет конференция становится отдельным продуктом — запись обрабатывается и продается как полезный контент.

#IMG_06#Провести вебинар быстрее, чем организовать офлайн-обучение#

Как организовать крупную онлайн-конференцию

Здесь мы сделаем акцент на внешних мероприятиях с высокой посещаемостью. Обучение и коммуникация внутри компании выстраивается по схожему принципу, но менее масштабно. Для своих сотрудников и коллег не нужно запускать рекламу, делать лендинги, искать партнеров. Организационный процесс состоит из 13 этапов.

Разработайте программу видеоконференции

За пару месяцев до желаемой даты определитесь с целевой аудиторией и ключевой идеей, от которой будете отталкиваться при формировании сетки докладов. Каждое выступление должно логически продолжать предыдущее, по частям раскрывая центральную тему. Это похоже на обучающий курс — отдельный доклад как урок.

Помимо правильной структуры, важно продумать способы вовлечения слушателей. Чтобы активизировать людей, включите в ивент интерактивные элементы: игры, конкурсы, розыгрыши, опросы. Используйте наглядные материалы. Например, иллюстрируйте сложную информацию инфографикой.

Соберите команду

Когда определитесь со структурой, приступайте к поиску людей. Вам понадобятся:

  • Модератор. Открывает и закрывает сессии, представляет спикеров и заполняет паузы в эфире.
  • Координатор. Помогает модератору, общается в чатах, анонсирует следующие доклады, организует активность участников.
  • Технические администраторы. Транслируют конференцию, отвечают за изображение и звук.
  • Тайм-кипер. Следит за последовательностью выступлений и сигнализирует спикеру, что время доклада заканчивается.
  • Главный организатор. Координирует совместную работу и решает форс-мажорные ситуации.

Помимо основной команды нужны копирайтер и дизайнер, специалист по таргетированной и контекстной рекламе, производитель мерча.

h1 | Изображение 3Линк Встречи с записью вебинара

Составьте календарный план с указанием ответственных лиц

С зафиксированными обязанностями и дедлайнами легче отслеживать ход работ и избегать недопонимания в команде. Можно планировать видеоконференцию на канбан-досках или в Excel.

Найдите спикеров

Начинайте поиск за два месяца до ивента. Можно искать внешних спикеров или готовить своих специалистов. Желательно, чтобы у каждого из них был опыт создания презентаций и выступлений онлайн. Доклад разрабатывает сам спикер.

Приглашенные эксперты не обязательно должны быть звездами в своей нише с высокой оплатой за выступление. Ищите специалистов из сферы, которую затрагивает тема мероприятия. Вместо оплаты вы можете предложить большую лояльную аудиторию и рекламу спецпредложения выступающих.

Создайте и запустите лендинг

Также за два месяца до назначенной даты создайте информативную страницу для регистраций. Укажите тему и расписание докладов. В следующем блоке расскажите о спикерах, добавьте согласованные фото. В нескольких местах разместите форму для вопросов и кнопки для регистрации.

Анонсируйте ивент в социальных сетях и на сайте

Сразу после запуска лендинга напишите посты с анонсом мероприятия. Расскажите коротко, чем полезна конференция, кому она будет интересна и когда пройдет. Добавьте информацию о спикерах и расписание с темами.

Новости часто теряются в ленте у пользователей, поэтому можно написать серию таких постов с разной подачей. Главное — не публиковать их слишком часто. Продолжайте бесплатное продвижение весь подготовительный период. Если у вас есть готовая клиентская база, создайте цепочку писем с приглашением на конференцию и полезным тематическим контентом.

h1 | Изображение 4

 

Выберите программу для конференций

Идеально стабильных сервисов не бывает, поэтому выберите несколько вариантов и проведите серию тестовых подключений на каждом. Обычно площадки предлагают бесплатные пробные версии. Выберите самый стабильный сервис с быстрой технической поддержкой. В остальном отталкивайтесь от функций, которые вам потребуются.

Обычно на ивентах нужны видео, чат, онлайн-доска, обмен файлами, хранилище, демонстрация экрана, тесты и опросы. Желательно, чтобы вы могли записать, скачать видеоконференцию или сохранить ее в облаке сервиса.

Помимо задач следует учитывать количество участников, которые подключатся к эфиру. Одни сервисы вмещают до 100 тысяч зрителей одновременно. Другие — 50 человек.

Отдельный вопрос — цифровая безопасность. Если вы планируете обсуждать закрытую информацию, уделите внимание тому, как площадка хранит данные. Возможно вам подойдет серверная система видео-конференц-связи. Она устанавливается на оборудование заказчика, и он полностью контролирует доступ.

Также нужно уделить внимание уровню привязки рабочих процессов к видеосвязи. Подумайте, насколько нарушатся рабочие процессы при потере доступа. Например, при уходе выбранного приложения с рынка. Если риск велик, присмотритесь к установке собственного оборудования.

h1 | Изображение 5Сервис Линк Встречи позволяет работать из облачной и серверной версии

Найдите партнеров

Примерно за месяц до конференции начните поиск компаний, с которыми вы работаете на одном рынке, но не имеете пересекающихся интересов. Договоритесь о публикации постов или короткой рассылке с рассказом о вашем ивенте. Это станет хорошим источником теплого трафика.

В обмен вы можете разместить спецпредложения партнеров на виртуальной доске во время мероприятия или написать такие же рекламные посты.

Запустите рекламу на посадочную страницу

Начните платное продвижение за две-три недели до проведения конференции, чтобы получить больше регистраций. Когда соберете достаточно лидов, запустите рассылку для прогрева аудитории. Отправляйте полезный контент на тему докладов, информацию о спикерах, отзывы участников прошлых мероприятий.

Накануне, в день ивента и за час до начала отправьте всем зарегистрированным подписчикам напоминание с датой и временем. Эти простые действия хорошо повышают доходимость на конференцию.

Отправьте спикерам шаблон для презентации

За месяц до назначенной даты спикерам нужно начать разработку доклада. Сначала можно определить основной посыл, тезисно набросать и согласовать структуру выступления. Затем — доработать форму и сделать несколько прогонов. Предупредите, что есть ограничение по времени. На один доклад обычно отводится не больше 40 минут.

Обсудите и отрепетируйте выступление

За две недели до мероприятия соберите окончательные варианты докладов и проведите репетиции. Желательно, чтобы спикеров прослушали эксперты и не эксперты. Первые дадут обратную связь по содержанию. Вторые помогут улучшить структуру доклада и само выступление.

Также проведите тестовое подключение к приложению всех сотрудников, которые будут в нем работать.

Подключите форму для сбора отзывов

Электронная конференция обычно предполагает сбор обратной связи от участников. Расскажите и покажите участникам, где можно оставлять вопросы и отзывы. В одном месте вам будет удобнее их обрабатывать.

Продумайте тактику поведения при форс-мажорах

Ивенты в онлайн редко проходят точно по плану. Сбоит оборудование, спикеры срывают тайминг, а зрители не могут подключиться. Предусмотреть все не получится, но в ваших силах провести подготовительную работу.

  • За несколько часов до мероприятия проверьте интернет, работу сервиса, камер и микрофонов.
  • Создайте дополнительные каналы связи для спикеров и команды, оповестите всех и запросите подтверждение.
  • Заранее решите, что вы будете делать, если спикер опаздывает или возникли помехи в вещании.
  • В начале ивента расскажите участникам о правилах мероприятия: куда писать вопросы, за что можно получить бан, как действовать при отсутствии звука и видео.
  • Придумайте интерактивы для заполнения возникших перерывов: конкурсы, диалог со зрителями в чате, перенаправление людей в социальные сети для подписки.

h1 | Изображение 6

Где используют видеоконференцсвязь

Удаленные конференции используют для координации, консультирования и обучения практически во всех сферах, полностью или частично перешедших в онлайн. Например:

9 сервисов для видеоконференций

Собрали для вас площадки с бесплатными тестовыми периодами, разной вместимостью и функционалом:

  • Линк Встречи. Видео конференц связь онлайн до 100 спикеров и 10000 участников, работа из браузера, коробочной версии и приложения для конференций.
  • COMDI. Платформа для создания виртуальных конференций любого масштаба и сложности.
  • GoToMeeting. Работает из браузера и приложения для мобильных устройств, вмещает от 150 до 3000 человек в зависимости от тарифного плана
  • Free Conference Hall. Простой сервис для проведения вебинаров и встреч с вместимостью до 1000 человек.
  • TrueConf. Российская платформа для видеоконференций с коробочной и облачной версией.
  • Proficonf. Конференции в сети интернет до 250 участников в зависимости от тарифа, связь через браузер.
  • Skype. Платформа для проведения мероприятия через браузер или приложение, можно подключать до 50 человек.
  • Google Meet. Подключение с любого устройства, от 100 до 500 человек в зависимости от тарифа, можно проводить онлайн конференции бесплатно.
  • VideoMost. Российское решение для видеоконференцсвязи с локальной версией и приложением, одновременно могут говорить и слушать друг друга 100 человек.

Чек-лист: как организовать интернет-конференцию

  • Начинайте продумывать структуру мероприятия заранее — минимум за пару месяцев.
  • Определите центральную идею, на которую будут ориентированы все доклады, дизайн и мерч.
  • Соберите полноценную команду и назначьте ответственных за онлайн конференц связь на каждом этапе и детали организации.
  • Составьте пошаговый план с указанием дедлайнов и исполнителей.
  • Проведите серию бесплатных тестовых подключений и определите наиболее стабильную площадку.
  • Придумайте, что вы будете делать если видео-конференц-связь прервется или станет нестабильной.
  • Найдите или подготовьте спикеров, вызывающих доверие у целевой аудитории.
  • Подготовьте презентации, лендинг и разместите анонс события в соцсетях и на сайте.
  • Обсудите со спикерами их выступление — каждый доклад должен быть коротким, простым и динамичным, не больше 40 минут.
  • Найдите партнеров и запустите платную рекламу посадочной страницы.
  • Накануне ивента проверьте, как работает видео-конференц-связь, готовы ли спикеры и модераторы.
  • За неделю или две запустите рассылку с полезным контентом и напоминаниями для зарегистрированных участников.
Поделиться в соцсетях:
telegram vk

Подпишитесь на блог МТС Линк

Читайте кейсы и инструкции по работе в онлайне на почте

Нажимая на кнопку «Подписаться», вы акцептуете условия оферты, соглашаетесь на обработку персональных данных и связь с вами способами, указанными в оферте, в целях исполнения условий оферты.

Попробуйте сервисы МТС Линк бесплатно
Вам будет подключен базовый тариф бесплатно и без ограничения срока действия
show password
Нажимая на кнопку «Зарегистрироваться» , вы акцептуете условия оферты, соглашаетесь на обработку персональных данных и связь с вами способами, указанными в оферте, в целях исполнения условий оферты.
Продолжая использовать этот сайт, Вы подтверждаете, что ознакомлены и принимаете условия документа Политика обработки персональных данных", содержащего, в частности, порядок использования файлов cookie. Прочитать об этом