Сопровождение вебинаров: что это такое

Сопровождение вебинаров — это целый комплекс работ, направленный на то, чтобы онлайн-мероприятие прошло без технических заминок и нестыковок. Задача спикера — подготовить интересный и полезный материал для аудитории. А настройку оборудования, приглашение участников, модерацию чата и управление инструментами платформы берет на себя специалист по сопровождению. Расскажем подробно, что входит в сопровождение вебинаров, и можно ли организовать и провести вебинар без посторонней помощи.

Подготовка к вебинару: на что обратить внимание

Организация вебинара начинается задолго до даты его проведения. В подготовку к онлайн-мероприятию входит не только выбор темы и предварительная репетиция выступления, но и контроль технических аспектов. Что нужно предусмотреть:

На этапе подготовки необходимо протестировать оборудование и проверить, как работает платформа для проведения вебинаров. Отправьте тестовую ссылку-приглашение кому-то из близких (либо на свою дополнительную электронную почту). И сами проверьте, как пользователь сможет присоединиться к мероприятию, как он будет видеть спикера с экрана компьютера или смартфона, получится ли у него задать вопрос с помощью чата.

Со своей стороны убедитесь, что у вас получается вести трансляцию, параллельно переключаясь на разные инструменты. Проверьте, чтобы демонстрация презентаций работала, интерактивная доска нормально функционировала, а загрузка материалов сайта не тормозила и не зависала.

Проведите генеральную репетицию. Выберите ракурс, с которого будете выступать. Засеките время (с учетом ответов на вопросы). В идеале встреча должна длиться не более 1,5-2 часов. Когда речь идет о продающих вебинарах, время следует сократить до 40-60 минут.

Начало вебинара

Организатору необходимо подключиться к эфиру за 5-10 минут до официального старта проведения вебинара. Часть зрителей, которые ждут проведения мероприятия, переходят по пригласительной ссылке заранее. Спикер приветствует собравшихся. Чтобы скоротать время, зрителям часто предлагают написать в чате, из какого города они смотрят трансляцию. Это не только помогает сразу расположить к себе, но и позволяет еще раз проверить возможности использования платформы.

Одно из основных условий интересных, живых вебинаров — с первых секунд наладить контакт с аудиторией. В назначенное время организатор здоровается со зрителями, представляется, в течение пары минут рассказывает о себе. Достаточно назвать ФИО и перечислить основные регалии: это формирует доверие. Обязательно стоит повторить, какую тему затрагивает онлайн-конференция, и напомнить о чате, где зрители могут задавать вопросы на протяжении всей встречи. Это правила проведения вебинара, при выполнении которых у вас получится первоклассный конечный продукт.

Сопровождение вебинара в течение самой видеоконференции

Во время выступления смотрите прямо в камеру: тогда у зрителей сложится ощущение, что вы смотрите прямо в глаза. Пока спикер выступает перед аудиторией в онлайне, участники могут писать в чат. Одни комментируют сказанное, другие задают вопросы по существу, третьи вообще могут оставлять некорректные и даже грубые замечания, которые не относятся к теме. Последнее часто случается во время прямых эфиров крупных семинаров или презентаций, доступных всем пользователям сети без исключения.

Чтобы в эфире не появилось нецензурных выражений или грубых сообщений, к работе привлекают модератора или администратора. Этим может заниматься и организатор вебинара, но только если он сам не является спикером. Эти специалисты позволяют проводить мероприятие, не отвлекаясь на случайные сообщения, поступающие в чат. Что делает модератор:

• Проверяет каждое сообщение на соответствие предмету обсуждения. Удаляет неподходящий контент.
• В отдельную группу собирает вопросы от участников. Все вопросы делят на 3 категории. В первую очередь, спикеру передают актуальные вопросы, требующие немедленного ответа. Вторая группа — вопросы, которые аудитория прислала до начала мероприятия. Докладчик сам решает, ответить на наиболее важные из них в ходе встречи или после трансляции подготовить сборник ответов на самые популярные сообщения. Если спикер выбрал второй вариант, он должен предупредить зрителей, что они получат рассылку с ответами на электронную почту (этот способ самый популярный). Третья группа вопросов от пользователей — неактуальные сообщения, которые не соответствуют теме вебинара. Отвечать на них не требуется.
• Передавая вопросы спикеру, модератор подписывает каждый, чтобы выступающий мог обратиться к зрителю напрямую. Это хороший прием, который демонстрирует уважение к аудитории.

Может случиться так, что никто из зрителей не задаст вопросов в ходе встречи. Для таких ситуаций заранее подготовьте вопросы самостоятельно (можете изучить статистику по теме или посмотреть выступления конкурентов). Выберите наиболее острые и актуальные темы и дайте развернутые ответы.

Чтобы поддержать интерес участников, выступление чередуют с интерактивом. Организатор вебинаров проводит опросы, тестирование. Модератор или администратор обрабатывают ответы и формируют результаты.

Помощь модератора экономит время организатора и помогает не отвлекаться от самого важного — выступления перед зрителями и слушателями. Если предусмотрен тайминг, специалист будет напоминать, что пора переходить к следующему этапу встречи. Кроме того, в его обязанности входит активация демонстрации экрана, переключение слайдов, регулировка громкости звука. При необходимости, профессионал может даже взять на себя подготовку презентации. Готовый материал в обязательном порядке согласовывают со спикером.

Во всех крупных, популярных сервисах для проведения видеоконференций предусмотрена функция технической поддержки. К примеру, на платформе Вебинары от МТС Линк поддержка работает в режиме 24/7. Обратиться за помощью может, как ведущий, так и любой другой участник.

Специалисты предоставляют услуги сопровождения мероприятия на всех этапах: подсказывают, как подготовить презентацию, помогают модерировать вопросы в чате, учат управлять записями. Такой подход делает сервис доступным для всех категорий пользователей.

Специалист техподдержки действительно быстро подключается к вебинару и помогает спикеру в режиме онлайн

Ольга Кудинова

Менеджер по развитию проектов «Фабрики IT-технологий»

Техподдержка — незаменимая помощь для людей, ведущих вебинары. В ходе встречи могут возникнуть сложности со скоростью интернет-соединения. Также бывает, что организатору не приходят уведомления о присланных в чат сообщениях, появляется ошибка при добавлении файла или не включается демонстрация рабочего стола. Профессиональное сопровождение вебинара предназначено, чтобы не допустить таких проблем. А если какая-то сложность все же возникнет, технические специалисты решают вопрос в течение нескольких минут.

Завершение

Когда спикер заканчивает выступление, он должен еще раз поинтересоваться у участников, остались ли у них вопросы (если позволяет время). Предусмотрен жесткий тайминг? Тогда попросите отправить вопросы в чат и сообщите, каким образом планируете отвечать на них. Это может быть персональный ответ каждому зрителю или подборка вопросов с ответами, отправленная на электронную почту всех участников.

Поблагодарите аудиторию. Расскажите, когда планируется следующая встреча и объясните, как посмотреть запись видео. В конце любого мероприятия должен быть призыв к действию. Если это была презентация продукта, предложите купить товар или услугу. Провели тренинг? Попросите подписаться на вашу страницу в соцсетях. Действие зависит от характера конференции.

Обязательно нажмите на кнопку «Завершить встречу для всех». Если замешкаться или отвлечься, то можно забыть закончить встречу, и тогда зрители продолжат смотреть то, что происходит за кадром.

Последующее сопровождение

Завершение вебинара еще не означает окончание работы над ним. После трансляции необходимо выполнить ряд задач:

• разослать участникам письма с краткими итогами;
• сохранить запись для тех, кто не смог посмотреть видео в онлайне или хочет еще раз послушать спикера;
• разместить ссылку на видео в соцсетях либо на сайте.

Не обязательно выкладывать запись мероприятия полностью. Можно смонтировать ролик с наиболее важными моментами, убрать паузы или разделить слишком долгую трансляцию на несколько частей (для удобства восприятия).

Запись вебинара способна сработать даже спустя недели и месяцы после окончания трансляции (при условии, что на встрече разбирали действительно важные, полезные и интересные вопросы). К примеру, когда речь идет о продаже товаров или услуг, организаторы часто используют запись для пополнения базы данных. Каждый, кто хочет получить доступ к видео, должен пройти регистрацию и оставить контакты. Так развивают базу «теплых» клиентов. Впоследствии потенциальным покупателям регулярно отправляют рассылки, знакомят с новостями, сообщают об акциях. При таком подходе высока вероятность, что пользователь все же купит продукт, когда возникнет необходимость.

Заключение

Чем крупнее онлайн-мероприятие, тем серьезнее нужно подойти к вопросу сопровождения. Если для небольших совещаний или лекций в режиме онлайн будет достаточно помощи одного модератора, то при проведении масштабного обучения или крупной конференции требуется помощь целой команды профессионалов. Специалисты позволяют организовать вебинар так, чтобы видео транслировалось без задержек, звук не отставал от картинки, и все инструменты платформы функционировали с максимальной эффективностью.

Услуга сопровождения вебинаров платная. Стоимость зависит от типа мероприятия, количества участников, сложности технического оснащения. Можно для начала выбрать сервис, который предлагает бесплатный тестовый период, и попробовать, как это работает. Организуйте пробную видеоконференцию, пригласите нескольких спикеров, поэкспериментируйте с инструментами платформы. Попросите сделать запись и после онлайн-встречи посмотрите со стороны и разберите, что понравилось, а какие моменты следует доработать.

Профессиональное сопровождение вебинаров поможет организовать мероприятие любого уровня. Сконцентрируйтесь на содержании встречи, а техническую поддержку специалисты возьмут на себя.

FAQ

• Что такое платформа Вебинары от МТС Линк? Это сервис, предназначенный для проведения аудио- и видеоконференций. Онлайн-мероприятия создают через браузер, с помощью программы, установленной на компьютер, или посредством мобильного приложения.
• Как попасть на вебинар? Организатор рассылает участникам пригласительную ссылку по электронной почте или размещает ее на открытом ресурсе. Чтобы принять участие в вебинаре, нужно перейти по этой ссылке.