5 инсайтов, которые важно знать организаторам виртуальных мероприятий
23 апреля 2020 года прошёл ежегодный бизнес-форум SAP NOW — крупнейшее событие в России и СНГ, посвящённое трендам цифровых технологий и автоматизации. Из-за эпидемии коронавируса и карантина мероприятие полностью перенесли в онлайн.
Техническим обеспечением форума занималась компания COMDI.
В этой статье вы узнаете главные инсайты и рекомендации от представителей SAP и COMDI о том, как успешно провести крупнейший бизнес-форум на 10 000 участников.
Инсайт №1: Важна продуманная структура, которая будет возвращать
При организации онлайн-форума на целый день важно построить программу мероприятия так, чтобы участник постоянно возвращался на мероприятие. Всегда есть те, кто максимально мотивирован и будет сидеть весь день перед монитором, но есть и те, кто выберет для себя лишь несколько самых интересных выступлений.
Структура форума SAP NOW в онлайне состояла из открывающей пленарной сессии со спикерами, шоу-кейсов, деловой части (нетворкинга) и закрывающей пленарной сессии.
И именно решение не только открывать, но и закрывать мероприятие живыми выступлениями спикеров позволило увеличить интерес участников и чаще возвращать их к событию в течение дня.
Имея 2 ярких константных момента, мы заставляем участников как минимум 2 раза вернуться на мероприятие.
Инсайт №2: Чем динамичнее, тем лучше
Хорошая режиссура и динамичный сценарий — это очень важно для онлайн-мероприятия. Нужна золотая середина: не перегрузить и не усыпить.
Например, в утренней пленарной сессии форума SAP за 1,5 часа выступило 14 спикеров, что намного больше, чем ранее было в офлайне. То есть вальяжная раскачивающая дискуссия превратилась в бодрое заряжающее открытие. Для онлайн-формата, в котором у участников слишком много поводов и соблазна отвлечься, динамичное и цепляющее начало — то, что нужно.
Инсайт №3: Предзаписанные доклады — это не скучно
Есть стереотипное мнение о том, что выступление спикера в прямом эфире — это априори лучше, чем предзаписанное видео-выступление. Но всё зависит от формата и темы.
Для форума SAP NOW было сделано большое количество предзаписанных докладов: часть из них была снята в офисе SAP ещё до жёсткого карантина, часть — удалённо с помощью видеосвязи.
Предзаписанные доклады стали заменой выставки, которая является неотъемлемой и ценной частью ежегодной программы форума в офлайне. На выставке эксперты рассказывают и показывают способы применения цифровых технологий на реальных кейсах. Темы довольно сложные, поэтому было важно сделать их максимально продуманными с точки зрения содержания. Именно предзапись позволила это сделать.
Кроме того, предзаписанные доклады были в формате интервью с профессиональной телеведущей, что сделало шоу-кейсы интереснее и живее.
Подключение профессионального интервьюера — это всегда выигрышный вариант для онлайн-мероприятия. При этом неважно, какая тематика у события: бизнес, культура, спорт. Когда человек находится в роли зрителя, ему необходим ведущий в качестве проводника и центра внимания.
Инсайт №4: Нетворкинг в онлайне существует
Продолжая развивать альтернативу офлайн-выставки, организаторы столкнулись с вопросом того, как реализовать нетворкинг в онлайн-формате.
Решением стала интеграция вебинарных комнат Webinar.ru для общения с экспертами шоу-кейсов. Любой участник в любое время мог войти в любую вебинарную комнату и задать вопросы тому же эксперту, который выступал на шоу-кейсе.
В итоге в онлайне удалось реализовать достойную и рабочую альтернативу выставке и нетворкингу, которая не только вовлекла участников форума, но и стала инструментом лидогенерации.
Конечно, добиться в онлайне полного эффекта выставки мы не смогли, однако и этот формат принёс хорошие результаты. Мы даже обсуждали с коллегами, что в будущем, когда сможем вернуться к стандартному формату форума офлайн+онлайн, мы хотели бы оставить онлайн-нетворкинг в вебинарных комнатах для удалённых зрителей.
Инсайт №5: Модератор — активный ведущий, а не конферансье
Модератор — это не конферансье. Он должен быть хозяином ситуации, активным ведущим, имеющим свой взгляд и своё мнение, умеющим держать внимание аудитории. Это сильно влияет на вовлечённость участников и их желание не отвлекаться от мероприятия.
И напоследок: не инсайт, а подтверждённый факт
Для успешного онлайн-мероприятия необходим партнёрский подход в работе с подрядчиками.
В подготовке масштабных событий такого типа, как бизнес-форум SAP NOW, всегда участвует несколько сторон. Как минимум, это команда со стороны организатора и команда технического подрядчика.
В работе очень важна скорость взаимодействия и партнёрский подход. Схема «дать бриф — получить результат» не работает. Нужно постоянно что-то обсуждать, менять, адаптировать, искать решения, иногда создавать их с нуля.
Важной задачей COMDI было бесшовно связать все форматы вещания и онлайн-активностей: трансляции из студии РБК, удалённые спикеры, шоу-кейсы в предзаписи, вебинарные комнаты без потери регистрации. Нужна была разработка решения под уникальный запрос заказчика. Для успешной реализации такой задачи главное — играть в команде.
Если вы столкнулись с задачей провести масштабное мероприятие в онлайне, но сомневаетесь, стоит ли это делать, помните: действие всегда лучше фрустрации.
В такой кризисной ситуации, как сейчас, вариантов ответа всего два: либо действовать, либо фрустрировать. Спрогнозировать, как правильно и что будет дальше, никто не может. Для нас выбор между действием и фрустрацией очевиден. Мы провели успешное мероприятие, получили контакты и обеспечили себя работой на ближайший период.
Нужна помощь в организации виртуального мероприятия?
Напишите нам, мы свяжемся с вами и поможем решить даже самую сложную задачу.
Читайте по теме: Как организовать международную онлайн-конференцию за 2 недели?
