Советы организаторам от юриста
Массовая отмена и перенос офлайн-событий — большая проблема, с которой столкнулись организаторы мероприятий в период карантина. О том, как быстро перевести событие в онлайн-формат, мы уже рассказывали.
Сегодня рассмотрим вопрос с юридической точки зрения. Для этого мы взяли интервью у Анны Зубовой — руководителя бизнес-практики Юридической фирмы «Гриц и партнёры» и задали ей 3 главных вопроса:
- Что делать, если пришлось совсем отменить мероприятие?
- Что делать, если мероприятие решили перенести на другую дату?
- Что делать, если решили переводить мероприятие в онлайн?
Вопрос №1: Что делать, если пришлось отменить мероприятие?
Конкретнее: Что делать с участниками? Возвращать ли деньги и в каком объёме? Как быть с площадкой? Какие законы действуют в этом случае?
Ответ:
Отмена мероприятия организатором — самое финансово тяжелое решение, но уровень этой тяжести зависит от вариантов ситуации.
Если вы отменяете мероприятие без обстоятельств форс-мажора, то вы должны:
- уведомить участников об отмене
- вернуть участникам деньги — всю стоимость билета
Возвратить полную стоимость участнику в данном случае — обязанность организатора, установленная законом «О защите прав потребителей» ст. 28.
Если уже арендовали площадку:
Если под мероприятие вы арендовали площадку и от неё тоже необходимо отказаться, то финансовые потери будут зависеть от условий договора, который вы заключали с площадкой.
На что следует обратить внимание в договоре:
- На наличие права отказаться от площадки и условий отказа: за сколько необходимо уведомить о решении, какие штрафные санкции это накладывает.
- Обязана ли площадка при отказе возвращать деньги организатору (спойлер: обычно в договоре нет этого пункта).
Также возможна ситуация, когда сама площадка не может пустить организатора в помещение. Например, при указе мэра или губернатора о закрытии кафе, ресторанов, торговых центров.
Тогда организатор может отказаться от договора (в соответствии со ст. 328 ГК РФ) и потребовать от площадки возврата уплаченных денег как неосновательного обогащения в соответствии со сложившейся судебной практикой (Постановление Пленума ВАС от 06.06.2014 г. №35 «О последствиях расторжения договора»).
Важно!
Если мероприятие больше 50 человек и проходит в Москве, то его отмена является форс-мажором, о чём есть Указ мэра Москвы от 16 марта 2020 года № 21-УМ. Правило действует для всех регионов, в которых органы власти ввели подобные ограничения.
Это значит, что вы можете не платить площадке штрафы и неустойки за отказ от договора, а также можете вернуть потребителям лишь часть денег за минусом фактических расходов.
Такое возможно, если вы прямо сможете доказать причинно-следственную связь между пандемией и невозможностью провести мероприятие.
Вопрос №2: Что делать, если мероприятие решили перенести на другую дату?
Конкретнее: Как тогда быть с участниками? Если переносить, можно ли не возвращать деньги? А тем, кто не захочет/не сможет посетить в другую дату? Как тогда быть с площадкой?
Ответ:
Перенос мероприятия на другую дату — более выгодное решение для организаторов. Если участники согласятся на перенос, стоимость билетов возвращать не придётся.
Если же участник отказывается от участия в мероприятии в другую дату, то по закону организатор обязан вернуть полную стоимость билета.
Поэтому здесь организатору важно заинтересовать участников и сохранить их интерес. Например, предложить скидку, подарок, доступ к закрытым материалам или поработать над программой мероприятия и добавить что-то новое.
С площадкой работают те же правила, которые я описала в первом вопросе. Главное — это договор.
Если в нём есть пункт, который обязывает площадку предоставить организатору другие даты при отказе или форс-мажоре, то вы можете требовать перенести мероприятие на другое время без финансовых потерь.
Однако чаще всего такого пункта в договоре нет, поэтому всё, что может сделать организатор — это предложить площадке такой вариант.
Важно!
Часть участников сначала могут согласиться на перенос мероприятия, а позже передумать и отказаться. Тогда организатор должен будет вернуть участнику стоимость билета за минусом фактических расходов.
Вопрос №3: Что делать, если решили перевести мероприятие в онлайн?
Конкретнее: Как в этом случае быть с участниками? Если переводить в онлайн, можно ли не возвращать деньги? А тем, кто не захочет/не сможет посетить онлайн? Что делать со стоимостью? Что делать с площадкой?
Ответ:
Если вы меняете формат мероприятия, то нужно заранее сообщить об этом участникам, например, по электронной почте или по телефону.
Если участники согласятся, то деньги можно либо не возвращать, либо вернуть частично. Это зависит от изначально прописанных условий в программе мероприятия.
Например, вы проводите бизнес-завтрак со спикером на какую-нибудь интересную тему. Теперь вы переносите мероприятие в онлайн, а значит завтрак каждый участник устроит себе дома сам.
В этой ситуации организатор возвращает участникам часть денег — стоимость несостоявшегося завтрака (если закуски были включены в стоимость билета на мероприятие), а вторую часть денег (за саму лекцию) не возвращает.
При отказе от площадки из-за перевода мероприятия в формат онлайн действуют те же правила, что и в первом вопросе.
Важно!
При любом раскладе помните, что главные инструменты в решении вопросов при отмене или переносе мероприятия — это договор, который вы заключаете с участниками и площадкой, и Закон РФ «О защите прав потребителей». Его актуальную версию можно посмотреть здесь.
Подробнее о том, как организаторам и участникам действовать в условиях пандемии, Анна пишет в социальных сетях.
