Многие компании не решаются проводить онлайн-корпоратив, потому что опасаются, что уставшие от онлайна сотрудники туда просто не придут. Так и произойдет, если вы будете приглашать команду по старой схеме офлайна.
В этой статье вместе с Ириной Разгулиной, режиссером-сценаристом коммуникационного агентства
STEM Agency, рассказываем:
- Чем отличается структура онлайн-корпоратива от офлайн-праздника?
- Какие способы преактивации помогут «подогреть» интерес сотрудников и обеспечить их приход на корпоративную онлайн-вечеринку?
- Как из унылого онлайна сделать «живую» виртуальную вечеринку? 5 идей для удаленных и распределенных команд.
Ирина Разгулина
Ищете платформу для проведения онлайн-мероприятий и встреч?
Зарегистрируйтесь на сайте и получите бесплатный доступ к платформе Webinar. Сервис позволяет проводить вебинары и онлайн-мероприятия до 5’000 участников, вовлекая аудиторию с помощью интерактивных инструментов: чата, деления на группы, доски Miro, встроенных опросов и тестирований.
В чем особенность структуры онлайн-корпоратива?
Важно понимать, что онлайн-мероприятие — это не трансляция, а взаимодействие с участниками, которое вы выстраиваете еще до начала ивента. Это и есть причина, по которой структура онлайн-корпоратива отличается от стандартного плана офлайн-праздника.
Классическая структура офлайн-корпоратива включает:
- пролог
- завязку
- развитие
- кульминацию
- финал
Самая продолжительная часть — это развитие, где выступают артисты, проходят интерактивы и конкурсы от ведущего.
В онлайне все немного иначе. Вместо пролога появляется продолжительная преактивация, которая становится основным пунктом в подготовке к мероприятию.
Цель преактивации — увлечь людей, рассказать им о предстоящем празднике.
Если вы просто пришлете участникам ссылку и скажете кликнуть по ней двадцатого числа, то на событие дойдет не больше 20% коллег. Для хорошей доходимости сотрудников придется постепенно прогревать.
Видеовстречи с возможностью записи без ограничений по времени
Как правильно приглашать сотрудников на онлайн-корпоратив
Рассмотрим 5 вариантов преактивации перед онлайн-корпоративом.
1. Рассылки
- Проведите опрос
Спросите сотрудников, как они хотели бы провести онлайн-корпоратив. Может быть, им нужна игра или сложный тимбилдинг. Возможно, коллеги хотят лампово поболтать и получить подарки? Опрос поможет выявить интересы.
- Оформите приглашения
Это может быть классическое электронное приглашение со ссылкой на мероприятие; аудиоприглашение с голосом – как вариант, интересный джингл; а также что-то более креативное: например, видеоприглашение с выступлением генерального директора или вовсе переозвучка фильма, где Леонардо ДиКаприо в конце ролика поднимает бокал и говорит: «Конечно я пойду на наш корпоратив».
- Продумайте легенду
Мероприятие становится интереснее, когда у него есть предыстория. В качестве референса возьмите известные сюжеты: полет в космос, спасение мира (от пандемии?), выживание на необитаемом острове. Свяжите историю с целями и спецификой компании, подготовьте красочное описание, тизер и сделайте рассылку по сотрудникам. Также вы можете разделить легенду на части и рассказывать о ней постепенно: в нескольких письмах или постах в корпоративном мессенджере. Плавное погружение обеспечит большую вовлеченность.
- Проведите онлайн-викторину до корпоратива
Еще один формат преактивации — интерактив до корпоратива. Например, онлайн-викторина в письмах/постах на тему истории компании. Важное условие — награждение должно происходить на корпоративе. Это станет дополнительной мотивацией его посетить.
2. Шоу-боксы
Какими бы увлекательными ни были онлайн-активности на вашем корпоративе, именно материальное подкрепление создает праздничную атмосферу. Подумайте, что вы могли бы отправить сотрудникам, чтобы обеспечить новогоднее настроение и вовлечь их в событие.
5 вариантов вам в помощь:
- Кейтеринг к праздничному столу: мини-коробочки с закусками или ингредиенты для приготовления вкусного блюда/коктейля.
- Элементы костюма: особенно актуально для тематических корпоративов.
- Элементы декора помещения: гирлянды, мишура, плакаты с поздравлением от бренда.
- Подарки: сертификаты, сладкие наборы, брендовый мерч.
- Реквизит к активностям: например, бенгальские огни для онлайн-дискотеки или набор для рисования портретов коллег.
3. Челленджи и флешмобы
Запустите флешмоб или конкурс за несколько недель/дней до корпоратива. Возьмите за основу популярные механики из интернета и адаптируйте под вашу компанию. Например:
- Флешмоб поздравлений от каждого отдела
- Конкурс на креативные видеоролики с передачей символа в кадре
- Соревнование на лучшее преображение к празднику
- Флешмоб самых смешных историй этого года под единым хештегом
4. Многосерийка
Многоэтапная преактивация требует больше времени, зато радует отличными результатами. Если хотите добиться максимального вовлечения коллег, попробуйте реализовать что-нибудь из этого списка:
- Квест из нескольких этапов, который приведет к корпоративу
- Многосерийный фильм, итоговый сюжет которого развернется уже на празднике
- 3D-путешествие к месту, откуда будет вестись трансляция
5. Бэкстейдж
Всем с детства хотелось побывать в закулисье кинопроизводства и увидеть, что происходит по другую сторону экрана. Используйте этот прием для вашей преактивации – рассказывайте сотрудникам о том, как готовитесь к онлайн-корпоративу:
- Выкладывайте видео со съемок
- Публикуйте фотографии с упаковкой подарков
- Показывайте, как устанавливаются декорации в студии
- Устраивайте совместные пробы и тесты события
Как провести онлайн-корпоратив? 5 необычных форматов для удаленных и распределенных команд
А теперь к самому интересному и сложному. Как провести онлайн-корпоратив так, чтобы на утро было не стыдно?:)
Первое и главное правило — отталкивайтесь от количества участников, их пожеланий и особенностей. Например, маленьким сплоченным командам не стоит делать упор на официальную торжественную часть, это будет скучно. А большим распределенным компаниям вместо онлайн-дискотеки лучше рассмотреть тимбилдинг, чтобы сотрудники смогли получше познакомиться и раскрепоститься.
Ниже вы найдете 5 интересных идей для онлайн-корпоратива. Выбирайте то, что нравится, адаптируйте под свою команду и творите!
Подготовка к мероприятию
Чтобы создать виртуальный корпоратив, еще на этапе подготовки решите такие вопросы:
- На какой онлайн-площадке вы организуете мероприятие.
- С помощью каких дополнительных сервисов вы будете привлекать аудиторию и удерживать ее внимание.
- Где будут находиться ведущие: в онлайн-комнате или в арендованной студии.
- Как спикеры будут общаться с аудиторией. Это будет полный онлайн-формат или участники должны будут подготовиться и взять реквизит.
Создание онлайн мероприятия для сотрудников технически сложнее, чем проведение классического корпоратива.
До проведения праздника важно:
- подготовить оборудование для трансляции: микрофоны, камеры, свет, помещение,
- арендовать студию,
- освоить программу для онлайн-конференций,
- составить список участников,
- настроить рассылку приглашений,
- простимулировать аудиторию посетить online корпоратив.
5 этапов подготовки:
- Резюме. Определите, кто будет проводить мероприятие, пропишите цели, задачи, продолжительность и повод.
- Подсчет бюджета. Сюда входит: стоимость услуг онлайн-платформы, аренда студии, закупка оборудования. Не забудьте включить рассылку, гонорар организатору, реквизит и подарки. Провести рождественскую или новогоднюю вечеринку онлайн выгоднее, чем офлайн: не нужно тратиться на банкет, трансфер, аренду здания.
- Сценарий. Продумайте программу, речь ведущего, игры, интерактивы, темы для общения. Выделите время для поздравления коллектива.
- Аренда сервисов для видеосвязи и интерактивов. Есть бесплатные онлайн-площадки, рандомайзеры или доски, благодаря которым можно развлечь аудиторию.
- Настройка рассылки. Это последний пункт подготовительной части. Желательно, чтобы в рассылке было три письма. Первое ― для приглашения и регистрации. Во втором вы рассказываете о деталях праздника и описываете, что нужно подготовить и сколько продлится встреча. В третьем письме уместно скинуть ссылку на удаленный корпоратив и начать погружать коллег в атмосферу праздника.
На организацию первой онлайн-вечеринки потребуется не меньше месяца. Самое сложное ― подготовить интерактивы, которые удержат внимание аудитории. Лучше разделить встречу на два этапа: официальный и развлекательный.
Прогрев аудитории
Если в рассылке вы просто поздравите коллег с новогодними праздниками, это мало кого заинтересует. Каждое письмо должно объяснять, что корпоратив — отличная идея, которая поможет сплотить коллектив и станет ярким воспоминанием. Первое сообщение отправьте за месяц до начала. Уместно описать стиль вечеринки, рассказать про квизы и мастер-классы.
Вот несколько идей для прогрева аудитории:
- Рассылка как самый простой способ связи с участниками. В сообщениях, обычно, сложнее заинтересовать коллег. Оптимально использовать несколько вариантов.
- Создание отдельной страницы на корпоративном сайте или в телеграм-канале, где будут проходить активности.
- Отправка реквизита и подарков. Подарите коллегам нужные ингредиенты для мастер-класса, рождественские украшения, мерч. Это создаст новогоднюю атмосферу и люди охотнее пойдут навстречу.
- Флешмобы и конкурсы. Оцените, сколько человек заинтересованы приходить на корпоратив онлайн формата. Это можно сделать за счет контроля числа участников в предпраздничных играх.
- Транслируйте и советуйтесь. В соцсетях или на странице компании рассказывайте, как идет подготовка, устройте голосование или опрос.
Самое важное ― знать, что интересно вашим коллегам. В большом штате можно найти специалистов разных возрастов и предпочтений. Кто-то любит играть в компьютерные игры, а кто-то хочет продемонстрировать таланты или чему-то научиться. Важно учесть предпочтения людей.
Чек-лист по организации онлайн-корпоратива
Чтобы гладко провести интерактивный корпоратив, ничего не забыть и не растеряться, держите под рукой чек-лист по организации.
Вот 10 шагов на пути к идеальному мероприятию:
- Оформление онлайн-платформы. Проверьте, правильно ли выставлены на сайте дата и время, работает ли регистрационная форма работает, все ли ссылки активны. Протестируйте заставку на вебинар: есть ли логотип компании и контакты организаторов. Убедитесь, что видео и звук работают, свет выставлен правильно и нет шумов.
- Репетиция. Прежде, чем приглашать все филиалы на праздник, прогоните с организаторами основные сцены. Порепетируйте слова, еще раз протестируйте онлайн платформы для корпоратива.
- За день до встречи оплатите сервисы, сделайте еще одну рассылку. Решите, будет ли прямая трансляция в социальные сети.
- Выставьте кадр и соберите команду. Проверьте, чтобы телефоны ведущих стояли на беззвучном режиме. Уберите из кадра лишние предметы. Расположите свет напротив лица, подберите праздничную одежду, контрастирующую с фоном.
- За час до начала проверьте, все ли сотрудники зарегистрировались, протестируйте звук, видеосвязь, интернет-соединение. Проверьте работу чата. Распечатанную программу мероприятия держите под рукой.
Вуа-ля! Все готово. Теперь запускайте трансляцию и не забудьте поставить ее на запись. После корпоратива отправьте видео в общий чат отдела или компании. Это станет дополнительной стимуляцией для тех, кто в этот раз не смог прийти на онлайн-встречу.
Возможности платформы Webinar для онлайн корпоративов
Если вы организовываете корпоративные мероприятия онлайн формата, стоит обращать внимание на то, сколько можно пригласить человек. Проверьте, предлагает ли сервис возможность записи трансляции, есть ли встроенные групповые чаты, как работает поддержка.
Вот несколько причин выбрать Webinar для проведения корпоратива:
- Вмещает до 5000 участников и до 30 спикеров.
- Интерфейс интуитивно понятен ― коллеги смогут подключиться вовремя.
- Для запуска трансляции не нужно устанавливать дополнительное ПО.
- Сотрудники могут подключаться как с компьютера, так и с телефона.
- Можно показывать презентации, обмениваться файлами, демонстрировать экран.
- Вы можете брендировать вечеринку в соответствии с брендбуком вашей компании.
- Доступна запись трансляции и видеоредактор. После вечеринки удобно редактировать запись, чтобы разослать ее слушателям.
- Можно создать опрос и тестирование.
- Есть функция разделения на группы — она пригодится вам для конкурсов.
- В Webinar есть круглосуточная поддержка. Это не чат-боты, а живые консультанты. Если у вас возникли проблемы с приглашением участников или у кого-то из коллег — проблемы с подключением, напишите в саппорт.
Хотите провести крутой онлайн-корпоратив для большой команды?
Команда COMDI поможет организовать виртуальное мероприятие для компании любого масштаба. Собственная студия для съемок, команда многопрофильных технических специалистов, организация телемостов, трансляция события через интерактивный плеер COMDI и тысячи успешных кейсов онлайн-событий. Заходите на сайт, чтобы посмотреть.
1. Торжественная вечеринка с каруселью мастер-классов и игр
Этапы:
- Подготовка трансляции из студии
- Торжественное шоу-открытие на сцене от руководителей компании
- Награждение лучших сотрудников
- Виртуальные комнаты для общения с коллегами по видеосвязи и мастер-классов
В каждой онлайн-комнате проходит уникальное развлечение: мастер-классы по рисованию, вокалу, танцам, игры «Мафия», «Элиас», «Крокодил» и так далее. Участники могут посетить несколько комнат, а в конце мероприятия поделиться со всеми своими результатами и впечатлениями.
Пример деления на группы участников онлайн-корпоратива на платформе Webinar
2. Новогодний телемост
Этапы:
- Сбор участников небольшими группами в офисах
- Установка телемоста между командами
- Небольшая торжественная часть с поздравлением от руководства компании
- Распределение заданий командам с помощью жребия ведущим мероприятия
- Подготовка представлений от каждой команды по заданиям
- Презентация командами подготовленных номеров
- Голосование за лучшее выступление и награждение
3. Музыкальная видеоконференция (онлайн-квартирник)
Этапы:
- Сбор участников на платформе для видеоконференций
- Вводная часть от ведущего с поздравлением от руководства компании
- Музыкальная часть под руководством профессионального гитариста с подготовленной караоке-презентацией
- Липсинг-конкурс с выводом мини-команд в эфир
- Голосование за лучшие номера и награждение победителей
4. Онлайн-кинотеатр
Этапы:
- До мероприятия: распределение заданий по отделам на создание тематических видеороликов
- Сбор участников на платформе для видеоконференций
- Совместный просмотр видеоработ
- «Звездные» интервью с авторами роликов с выводом участников в эфир
- Голосование за лучшие работы и награждение победителей оскаром
Не забудьте доставить на дом каждому сотруднику попкорн и газировку.
5. Онлайн-квест
Этапы:
- Разделение участников на команды
- Презентация маршрутных карт для прохождения заданий
- Испытания в виртуальных комнатах
- Финальное поздравление коллег в общей видеоконференции и награждение команд
Пример викторины на тему истории компании для онлайн-корпоратива на платформе Webinar
Используйте проверенный сервис для организации онлайн-корпоратива
Платформа Webinar позволит провести онлайн-корпоратив без переживаний за качество видеосвязи и вовлечение.
Используйте:
- Чат и раздел вопросов
- Встроенные опросы и тестирования
- Демонстрацию презентаций
- Просмотр роликов из YouTube и Vimeo внутри платформы
- Деление на группы
- Выход в эфир до 30 спикеров одновременно
- Подключение до 5’000 участников из любых точек мира
Блок FAQ
Как круто отметить корпоратив?
Заранее прогрейте аудиторию и учтите предпочтения коллег. Ответственно подойдите к выбору интерактивных площадок и развлечений. Чтобы все шло по плану, воспользуйтесь чек-листом по организации вечеринок.
Сколько обычно длится корпоратив?
Все зависит от количества людей и взаимоотношений между ними. Оптимальное время ― 2-3 часа. Но если мероприятие интересное, вы можете его продлить.
