Как организовать международную конференцию в онлайн-формате за 2 недели

Кейс COMDI и Петербургского Международного Юридического Форума LF 9 ½: законы коронавируса

У коронавируса свои законы, и первыми их ощутили массовые офлайн-мероприятия. В один миг мир разделился на тех, кто просто отменил событие или перенёс его на другую дату, и на тех, кто взял на себя смелость экстренно переехать в онлайн. 

Во втором лагере оказались и организаторы Петербургского Международного Юридического Форума. 10-12 апреля они провели крупнейшую конференцию на 300 000 просмотров «LF 9 ½: законы коронавируса» полностью в онлайн-формате, подготовив её всего за 2 недели.

Звучит нереально, правда? Чтобы доказать обратное, редакция Webinar.ru поговорила с Кириллом Гудовичем, генеральным продюсером компании COMDI, которая занималась технической организацией процесса.

— Кирилл, расскажите, были ли сомнения в том, что удастся реализовать такой масштабный проект за такой короткий срок?

Компания COMDI организует виртуальные мероприятия с 2010 года. У нас есть отлаженная схема работы, проверенная команда специалистов и большой опыт, в том числе в сопровождении крупных международных мероприятий. Поэтому сомнений в том, что это реально, не было. Кроме того, мы и ранее сотрудничали с Петербургским Международным Юридическим Форумом в формате организации многозальной трансляции с офлайн-события. 

Но в этом году задача, безусловно, усложнилась, так как нужно было перевести всё мероприятие в онлайн. 2 недели для такого проекта — нетипичный срок. В идеале нужно закладывать не меньше месяца. Но в условиях пандемии выбирать не приходится, поэтому мы совместно с организаторами форума включили все мощности и ускорили процесс.

— Из чего состоит техническая подготовка к виртуальному мероприятию?

Любое виртуальное мероприятие его организатору стоит начинать с понимания формата. То есть важно в самом начале определиться:

• Сколько будет спикеров? Их общее количество, а также количество спикеров в рамках одной секции. 
• Будут параллельные секции или последовательные выступления?
• Будут ли презентации у спикеров?
• Где будут располагаться модераторы — в студии или удалённо?
• Будут ли ведущие?
• Нужна ли будет для ведущих и спикеров студия?

Команда Петербургского Международного Юридического Форума, в том числе после обсуждения с нами, вышла на следующую схему:

• Все спикеры были удалённые (всего было 124 спикера из 20 стран). Это три дня по 8-10 часов эфира.
• Сессии следовали друг за другом.
• В каждой сессии принимало участие от 2 до 6 спикеров одновременно.
• Каждая сессия контролировалась удалённым модератором.
• Канву мероприятия создавали ведущие в студии, которые связывали между собой все сессии и в перерывах между ними делали анонсы и апдейты новостей по теме.

Нужно понимать, что удержать внимание зрителя онлайн сложнее, и успешных схем немного. С таким форматом полностью виртуального мероприятия мы работаем достаточно часто. Главная особенность кейса была именно в масштабах охваченных стран и скорости подготовки.

При этом нужно понимать, что большинство задач решаются параллельно, а не последовательно, тем более, в условиях сжатых сроков. Поэтому организаторам, обеспечивающим контентную часть, и команде, отвечающей за технику и «фронтенд», нужно работать синхронно, в теснейшем контакте.

— Какие моменты были самыми непростыми?

• Подготовка спикеров

Первым непростым моментом было взаимодействие с большим количеством спикеров из разных стран. Это более 100 высокопоставленных лиц, среди которых Дмитрий Медведев, глава ВОЗ, министр Юстиции Сингапура, министр Юстиции России, министр Юстиции Китая, генеральный секретарь Совета Европы.

Программой и приглашением спикеров занималась команда ПМЮФ, памятку об особенностях выступления онлайн мы готовили вместе. Коллеги из Оргкомитета Форума договаривались об организации тестовых созвонов и проверок, вместе с нами участвовали в них. В таком масштабе это требует и от организатора, и от технического эксперта целой команды специальных сотрудников, в том числе владеющих иностранными языками.

Кроме этого, в работе с некоторыми спикерами необходимо было интегрировать их систему видеосвязи в общую платформу вещания мероприятия.

• Синхронный перевод

Важно было технически организовать перевод и для спикеров, и для зрителей трансляции. Сложность была не в самом переводе — для этого у организаторов есть команда проверенных синхронных переводчиков, а именно в техническом решении.

Для зрителей организовать синхронный перевод легко, а вот сделать так, чтобы каждый спикер мог выбирать, какой перевод слушать, вот тут пришлось повозиться. Координатор со стороны Форума изучила опыт ООН, ВТО и Совет Европы: качественного готового решения сегодня просто не существует. Но у нас очень крутая техническая команда, и ребята решили эту задачу великолепно.

— Расскажите о команде: кто нужен для технической организации большого виртуального мероприятия?

В организации Петербургского Международного Юридического Форума в онлайн-формате с нашей стороны участвовало более 20 человек.

Это команда специалистов по подготовке спикеров, продюсеры, технические специалисты, режиссёры, ассистенты, отдельная команда по подключению удалённых спикеров, команда редакторов и модераторов, звукоинженеры и видеоинженеры, классическая команда для съёмки: операторы, осветители, декораторы, гримёр.

— Что отличает подготовку к мероприятию в онлайне от подготовки к офлайн-событию, кроме технической составляющей?

В подготовке к онлайн-мероприятию важен очень плотный тимплэй заказчика-организатора и технического подрядчика. Если в процессе не будет постоянного взаимодействия и каждая сторона будет работать на себя, ничего не получится. 

Часто те, кто обычно организует офлайн-события, неосознанно перегружают мероприятие в онлайне: хотят сразу много спикеров одновременно, длинные сессии и прочее. 

Чтобы перегруза не произошло, мы всегда даём рекомендации по адаптации стандартного сценария и контента, плюс параллельно создаём технический сценарий с чётким таймингом, свёрстанный и проработанный совместно с заказчиком.

— Как коронавирус повлиял на процессы?

Когда мы готовили мероприятие, жёстких мер карантина ещё не было, пропускной режим ввели только после форума. К тому же, вся подготовка проходила в удалённом формате. Организаторы вели работу в Санкт-Петербурге, мы — в Москве. Коммуникацию мы поддерживали с помощью онлайн-встреч и звонков. В этом плане виртуальные мероприятия сильно проще.

Офлайн-взаимодействия нужны по-минимуму. С коллегами со стороны форума мы встретились лично уже только на самом мероприятии. Трое сотрудников приехали к нам в студию: ответственный редактор-координатор форума и кураторы деловой программы.

— Как решили вопрос нетворкинга? Ведь это неотъемлемая часть любого форума

С нетворкингом проблем не было. Вопрос решили классический чат нашего плеера для трансляций с ветками ответов, а также отдельный модуль вопросов под каждую сессию, которым управляли организаторы. 

Но стоит понимать, что на онлайн-мероприятии главное — это качественный контент, и это зона ответственности организатора. Если контент не зацепит зрителя, никакие инструменты для нетворкинга, чаты и модераторы не помогут.

На этом форуме участники были максимально активны и вовлечены. Доходило до того, что в чате создавались целые дискуссии в хорошем смысле этого слова. Коллеги со стороны форума рассказывали, что вопросов в итоге было так много, что они даже после форума продолжали их обрабатывать. 

— Были ли трудности во время самого форума? К чему вообще стоит быть готовым на виртуальном мероприятии?

Виртуальное мероприятие — это всегда немножко риск, потому что никто не застрахован от сбоев в интернете. Нельзя проконтролировать скорость соединения каждого спикера. На форуме в данном случае тоже возникали некоторые проблемы со связью, так как многие спикеры находились за городом, где интернет ловит хуже. Но проблемы не были критичными.

В целом нужно просто всегда быть готовым к таким ситуациям и стараться минимизировать потери от них. Например, всегда иметь запасной вариант-инструкцию в сценарии.

— Что посоветуете тем, кто сейчас стоит перед выбором: делать онлайн-мероприятие или всё таки ждать окончания карантина?

Сейчас все понимают, что надо переходить в онлайн, но при этом не понимают, как именно это сделать, поэтому не решаются и откладывают решение на потом. А некоторые приходят с тезисом о том, что онлайн-мероприятие должно стоить дёшево. Но это не так.

За качественной картинкой, хорошим звуком, приятным фоном, строкой перевода, общением в чате и другими простыми на первый взгляд вещами стоит большая и технически сложная работа специалистов. Это нужно понимать.

Однако онлайн-мероприятие в любом случае выходит дешевле офлайна. Главным образом, за счёт отсутствия большой аренды и потребности в трансфере спикеров. 

К тому же, онлайн-событие может работать на вас и после. Например, организаторы Петербургского Международного Юридического Форума сейчас за небольшую плату продают записи конференции. 

Больше кейсов команды COMDI можно найти на сайте.