Виртуальная комната — это онлайн-аналог обычной переговорной. В ней проводят совещания, встречи с партнерами, обучение и найм сотрудников. Как в обычном офисе, но без необходимости собирать людей в одном месте.
Зачем нужна виртуальная переговорная
Виртуальные комнаты обеспечивают наиболее естественное онлайн-общение, как при нахождении собеседников в одном помещении. Во время созвона участники встречи обмениваются файлами, показывают презентации, вместе работают на интерактивных флипчартах.
Такой формат нивелирует минусы удаленной коммуникации, поэтому всё больше компаний активно внедряют видеосвязь в рабочий процесс. Расскажем, где виртуальные переговорные показывают наибольшую эффективность.
Организации с удаленными командами и разветвленной сетью филиалов, дилеров, поставщиков
В таких компаниях встречи занимают больше времени и средств — как со стороны организатора, так и со стороны участников. Требуются немалые ресурсы на организацию командировок, а сотрудникам приходится тратить время для приезда на планерку или тренинг. По тем же причинам осложняется поиск и обучение новых партнеров. Компания просто ограничена географически.
Решение же вопросов по электронной почте и в мессенджерах зачастую затягивает согласование проектов, потому что обсудить возникшую проблему в таком формате одновременно со всеми участниками нелегко. Кроме того, в потоке сообщений можно потерять важную информацию и это повлияет на общий результат.
В Webinar Meetings можно создать встречу в 2 клика
Сложности возникают также с обратной связью и вовлеченностью сотрудников. Без личного взаимодействия передается меньше смыслов в сообщениях, снижается чувство причастности к общему делу. Эта проблема особенно актуальна, если в команде есть люди, которым важно регулярное социальное взаимодействие.
Виртуальная переговорная комната для ВКС решает перечисленные проблемы благодаря своей функциональности. В таких сервисах доступны все необходимые для общения функции: демонстрация экрана, чат, видео, рисование, обмен файлами.
Конечно, оснащение видеосвязью также потребует расходов и времени, но в будущем это упростит рабочий процесс. Сделает его быстрее и эффективнее. Вы сможете проводить рабочие встречи без особенной подготовки и по мере необходимости.
Крупные компании с большим количеством подразделений
Офисным командам также полезны виртуальные совещания. Если у сотрудника возникнет идея или проблема, которую нужно срочно обсудить с коллегами, он сможет быстро собрать встречу. С онлайн-переговорной не придется переходить по этажам и зданиям или ждать, пока освободится конференц-зал.
Кроме того, современные сервисы обычно позволяют общаться с любого устройства. Приглашенный участник без проблем подключится к обсуждению, даже если под рукой нет компьютера.
Дополнительный плюс виртуальных совещаний — возможность записи. Сотрудники, у которых не получается посетить общую встречу, могут посмотреть ее позже. Организатору не придется повторять информацию или проводить дополнительное обсуждение.
Совместная работа команды на доске Miro в Webinar Meetings
Образовательные и медицинские учреждения
В образовании видеоконференции используют для дополнительного и основного обучения в школах, ссузах, вузах и корпоративных университетах.
Виртуальная комната выступает в роли обычной аудитории для лекций, тренингов и сдачи экзаменов. В ней также можно писать на онлайн-доске и вести диалог с участниками. Это удобно, потому что обучение становится доступным для людей, живущих далеко от учебного заведения. Кроме того, организаторы могут приглашать лекторов из любой точки мира.
Сегмент здравоохранения, связанный с онлайн-технологиями, называют телемедициной. Он пока не столь популярен как дистанционное образование, но продолжает расти во всем мире. В понятие обычно включают консультации по видеосвязи для пациентов, которые уже были на очном приеме у врача или хотят получить предварительную консультацию перед визитом в поликлинику.
Телемедицина удобна тем, что пациентам не нужно лишний раз посещать врача, чтобы узнать результаты анализов, получить назначение лекарств или задать вопрос по ходу лечения. Это снижает распространение вирусных заболеваний и экономит время.
Опрос СК «Согласие» на платформе Webinar
Как создать виртуальную комнату
Онлайн-переговорную создают с помощью сервисов для видеоконференций. Они доступны в облачных и локальных версиях. В первом случае к виртуальной комнате подключаются из браузера или приложения, а все данные хранятся на сервере провайдера. Компания покупает только подписку на сервис. Простой пример — Google Meet. Для организации конференц-связи на этой платформе достаточно двух кликов.
Во втором случае ВКС комната доступна участникам через установленную на ПК программу или также через браузер и приложение, но данные хранятся на серверах клиента. При этом ПО может распространяться по подписке или в коробочной версии, когда покупается одна вечная лицензия.
Процесс создания виртуальной переговорной обычно не вызывает трудностей и зависит от конкретного интерфейса. Немного сложнее выбор самой платформы для конференций. Вот несколько базовых критериев, которые важно учесть:
Простое подключение
Поставьте себя на место собеседников и оцените удобство сервиса. Он должен быть понятен каждому участнику с первых секунд.
Максимальная вместимость комнаты и длительность вещания
Некоторые платформы вмещают 10 человек, некоторые — 250 и больше. У некоторых есть ограничение по длительности сеансов. Если вы планируете регулярно проводить видеоконференции, есть смысл подсчитать максимальное количество участников, частоту и длительность вещаний.
Качество звука и видео
Важны способность ПО оптимизировать аудио и видео в зависимости от качества связи на стороне пользователей, отсутствие задержек в передаче звука при загрузке сервиса. Эти параметры можно проверить в пробных версиях платформы.
Российские технологии
В свете недавних событий многие компании потеряли важные инструменты онлайн-коммуникации, поэтому сейчас в приоритете установка российского ПО. Оно не зависит от сторонних факторов и разработчики всегда на прямой связи с покупателем.
Безопасность хранения данных
Актуальная проблема многих организаций — конфиденциальность информации. Если вы работаете с персональными данными, присмотритесь к локальным версии ПО российских разработчиков, соблюдающих 152-ФЗ.
Интеграция с IP-телефонией, работа по общепринятым протоколам SIP\H323 для соединения с аппаратными терминалами, и WebRTC для подключения через браузер
Запуск онлайн-встречи в Webinar Meetings из браузера
Техническая реализация виртуальной переговорной
Онлайн-переговорная может быть как простым, так и сложным продуктом со множеством оборудования и специализированным программным обеспечением.
Если речь идет о персональных рабочих местах, то решение не представляет трудностей — достаточно установить web-камеры и удобные гарнитуры. Желательно, чтобы они подключались через USB-разъемы. У беспроводных устройств могут возникнуть проблемы с передачей звука или видео.
Другие критерии выбора гарнитуры:
- Легкое и удобное оголовье.
- Кнопка регулировки громкости.
- Микропроцессор для работы с разными ПК и ноутбуками.
- Длительное время без подзарядки для беспроводных гарнитур.
- Микрофон с шумоподавлением и регулировкой положения на кабеле.
- Близкое расположение микрофона к голове, если он встроен в кабель.
Критерии выбора web-камеры для персонального рабочего места:
- Угол обзора и вращения от 70°.
- CCD матрица.
- Разрешение 1-2 Мп.
- Автофокус.
Если вы думаете об оснащении конференц-зала, потребуется целый комплекс устройств.
Оснащение ВКС для виртуальных комнат
Оборудование переговорных комнат состоит из четырех подсистем.
Видеокамеры
Для крупных видеоконференций используют PTZ-камеры с дистанционным управлением. Такое устройство можно настраивать с помощью пульта: поворачивать, менять угол наклона, масштабировать изображение, вести панорамную съемку.
В большие помещения обычно устанавливают несколько камер, чтобы захватить как можно больше ракурсов. Оборудование крепят с помощью кронштейнов над дисплеем, на стенах или под потолком. Для небольших комнат на 6-8 человек хватает одной камеры с поворотом 360°. Ее также можно закрепить над дисплеем или установить на столе.
Характеристики камеры для виртуальной переговорной:
- Наличие автофокуса. Обеспечивает автоматическую настройку резкости изображения при перемене места съемки.
- Угол обзора. Оптимальный вариант — широкоугольные объективы, вмещающие в кадр всех участников даже в небольшом помещении.
- Разрешение. Для конференций подойдут HD-камеры с разрешением от 1280*720.
- Частота кадров. Оптимальная частота для плавной съемки — 60 кадров в секунду.
- Наличие оптического зума. Сохраняет четкость изображения при удалении или приближении объекта съемки.
Звуковые устройства
В небольшом помещении до 10 человек можно использовать микрофон камеры и динамики ЖК-телевизора. Для средней и большой переговорной такого решения будет недостаточно. Захват звука в них обеспечивают спикерфонами и динамиками. В комнатах с длинными столами и большим количеством участников подключают дополнительные микрофоны или спикерфоны с поддержкой каскадирования.
Оборудование для отображения контента
Устройства, через которые транслируют презентации и видео. Это могут быть плазменные и ЖК-панели, видеокубы, проекторы. Последний вариант — не самый удобный, потому что придется затенять помещение или выбирать более дорогой, профессиональный проектор.
Лучше всего для демонстрации презентаций, графиков и видео подходят ЖК-телевизоры и панели с разрешением 4К. Они передают детальную и четкую картинку. При выборе размера панелей в первую очередь отталкиваются от размера помещения.
Для совместной работы с документами можно установить дополнительные дисплеи, отображающие основной экран. В этом случае потребуется разветвитель видеосигнала.
Освещение
Для лучшей передачи видео необходимо правильно подобрать освещение в переговорную. Лучше установить светодиодные ненаправленные лампы с теплым белым или нейтральным светом. Они не будут мерцать и обеспечат достаточную освещенность. Камеры и лица участников нужно закрыть от прямых солнечных лучей, чтобы не создавать лишние контрасты и засветку.
Успешное проведение онлайн-собрания во многом зависит от подготовки к нему. И речь не только об интернет-соединении, о веб-камере и микрофоне. Стоит заранее установить и освоить необходимые программы, подготовить качественные материалы, до видеовстречи удостовериться, что всё работает хорошо, а во время общения — соблюдать правила этикета.
Заключение
Видеоконференции используют в медицине, образовании, госсекторе, промышленности и других отраслях. В этом формате проводят планерки, обучают и адаптируют сотрудников, поддерживают связь с поставщиками и даже консультируют пациентов.
Для решения таких задач компаниям нужны функциональные и безопасные инструменты, гарантирующие сохранность данных. На эту роль отлично подходят виртуальные комнаты для видеоконференций. Они доступны на онлайн-платформах или через установку программного обеспечения.
Технология помогает общаться с удаленными собеседниками как при личном взаимодействии. Участники встречи даже могут проводить совместную работу с документами.
Webinar Meetings доступен в облачной и on-premise версии. В обоих случаях данные покупателя надежно защищены от утечки. Внутри платформы есть весь необходимый функционал для проведения планерок, тренингов и совещаний до 100 человек.
Webinar Meetings полностью соответствует закону 152-ФЗ и доступен в пробной бесплатной версии с полным функционалом платного тарифа.
