Как участвовать в вебинаре

Чтобы устроить личную или деловую встречу для людей, живущих в разных городах или странах, не обязательно тратить время и деньги на поездку, гостиницу и аренду помещения. Можно организовать вебинар и провести переговоры, собеседование или совещание в режиме онлайн. Что такое вебинар и как он проходит? Вебинар — это мероприятие, которое проводят дистанционно через интернет. В форме вебинара можно организовать обучение, тренинг, презентацию продукта, конференцию. Стороны подключаются к встрече через интернет и обсуждают вопросы, отмеченные в повестке. Расскажем подробно, что такое вебинар и как в нем участвовать.

Что нужно для участия в вебинаре

Организовать вебинар может любой пользователь интернета. Для проведения мероприятий создано много платных и бесплатных площадок. Разница между ними — в наборе опций, числе участников, длительности сеанса. Среди самых популярных сервисов следующие платформы: Вебинары от МТС Линк, Discord, Zoom, Skype, TrueConf. Их используют для онлайн обучения, семинаров, мастер-классов, корпоративных переговоров.

Для организаторов провести вебинар — значит проделать серьезную работу. Мероприятию предшествует серьезная подготовка, настройка оборудования, приглашение участников. Пользователю остается только присоединиться к встрече и посмотреть или послушать, что приготовили спикеры.

Если вас пригласили на онлайн-мероприятие, а вы не знаете, что такое вебинар и как он проводится, не переживайте: процедура подключения к онлайн-встрече максимально простая. Для участия нужен компьютер, ноутбук, смартфон или планшет — любое устройство, оснащенное видеокамерой и микрофоном. Важное условие: оборудование должно поддерживать выход в сеть интернет (через мобильный интернет или wi-fi).

Чем выше скорость передачи данных, тем лучше. Разработчики популярных площадок для ВКС сходятся во мнении: оптимальная скорость для проведения вебинара — от 4-5 Мбит/с у каждого участника. Тогда все пользователи будут видеть и слышать друг друга без задержек и технических неполадок.

То, как работает вебинар, зависит не только от скорости интернета. Главное — выбрать функциональную и удобную в использовании платформу. Для общения с родственниками или друзьями подойдет любая бесплатная программа, предназначенная для видеозвонков. Когда речь идет о более серьезном мероприятии (переговорах с партнерами, консультации с экспертом или презентации продукта), стоит отдать предпочтение профессиональному сервису, в котором все предусмотрено для максимально эффективного использования.

На что обратить внимание при выборе платформы:

• Количество участников. Есть программы, позволяющие собрать вместе в онлайне до сотни тысяч человек.
• Продолжительность встречи. Несмотря на то, что онлайн-встречи обычно проводят по таймингу, во время прямых трансляций могут произойти любые изменения: спикер задержится, или от аудитории поступит слишком много вопросов. Поэтому нужно рассчитывать время с запасом.
• Техническая поддержка в прямом эфире. Важно, чтобы специалисты техподдержки могли в режиме онлайн присоединиться к вебинару и помочь спикеру настроить программу или устранить неполадки, при необходимости.
• Периодичность проведения вебинаров. Если компания часто проводит платное и бесплатное обучение сотрудников или регулярно устраивает конференции, рекомендуется выбрать площадку с максимальным функционалом. Это покажет, насколько серьезно организация относится к такого рода мероприятиям. Участники смогут каждый раз оценивать преимущества площадки, и встречи будут еще более результативными.

Очные мероприятия требуют гораздо больше времени и средств. Из-за высоких затрат нам было сложно проводить форумы федерального масштаба. После запуска онлайн-обучения мы поддерживаем регулярный контакт с клиентами и можем ежегодно проводить крупные мероприятия с участием московских спикеров — представителей Федерального казначейства и Минфина. 

Динар Шайдулов

Руководитель центра обучения ЭТП «Заказ РФ»

Как присоединиться к вебинару

Участие в вебинаре начинается с того, что пользователь присоединяется к встрече. Организатор должен заранее прислать ссылку на страницу мероприятия в личном сообщении, через чат или по электронной почте. Обязательно прочитайте сопроводительное письмо: в нем могут быть указаны технические требования к оборудованию. К примеру, если вебинар проходит на специальной платформе, то вам предварительно придется скачать приложение или установить программу. Также некоторые популярные площадки работают только через определенный браузер. Необходимо проверить: установлен ли этот браузер на вашем компьютере или смартфоне.

Бывает, что ссылку публикуют в открытом доступе: в соцсетях или на сайте компании. Как правило, речь идет о масштабном мероприятии, где точное количество слушателей и зрителей не известно. Это может быть городское родительское собрание или пресс-конференция чиновника, артиста, общественного деятеля. Такие мероприятия проводятся с параллельной трансляцией на YouTube в прямом эфире.

В таких случаях после перехода по ссылке пользователь попадает на страницу регистрации. Нужно заполнить анкету, указать имя и контактные данные. Эта информация нужна не только для статистики, но и для формирования базы данных. В будущем пользователю наверняка начнут присылать приглашения на аналогичные онлайн-встречи и знакомить с новостями, касающимися выступления спикера и тем, которые он затронул.

Итак, вы получили ссылку и зарегистрировались в системе. Что делать дальше, и как проходит вебинар онлайн? За 10-15 минут до начала перейдите по ссылке и авторизуйтесь в системе. Укажите реальное имя или вымышленный никнейм. Если вы планируете выступать во время мероприятия, проверьте, подключены ли микрофон с видеокамерой. Планируете оставаться в роли слушателя? Отключите камеру с микрофоном, чтобы случайно не выйти в эфир.

Обычно во время проведения видеоконференций участники получают доступ к чату: там можно задать вопрос спикеру или прокомментировать сказанное. Проверьте, работает ли чат: поздоровайтесь с остальными участниками или напишите, в каком городе вы живете. Ведущий и сам может попросить пользователей дать обратную связь. Взаимодействие со зрителями и слушателями — один из главных секретов интересных, живых мероприятий.

Чтобы во время встречи связь не прервалась из-за сбоев или медленного интернета, заранее отключите на компьютере или смартфоне работающие фоном приложения. Остановите обновления программ и скачивание файлов — это тоже замедляет скорость передачи данных.

Как участвовать в вебинаре с мобильного приложения

Как участвовать в вебинаре, если нужный браузер не поддерживается устройством? Попробуйте установить на смартфон или планшет мобильное приложение. Большинство специальных сервисов для проведения онлайн-мероприятий можно скачать через Google Play или App Store. Дистрибутивы для установки также размещают на официальном сайте компании-разработчика. После скачивания скопируйте пригласительную ссылку в соответствующее поле или введите код доступа к мероприятию.

В мобильном приложении участникам должны быть доступны те же инструменты, что и в мобильной, и в десктопной версиях. Чаты, презентации, демонстрация экрана, опросы, голосование, тестирования — современные платформы позволяют максимально задействовать участников. Чем больше интерактивных функций используют организаторы, тем эффективнее получится вебинар и тем лучше пользователи запомнят информацию.

Это особенно актуально, когда речь идет о дистанционном обучении. Показ видео, таблиц и графиков поможет лучше усвоить материал. А специальные инструменты для статистики помогут спикеру после окончания вебинара сделать выводы: кто из участников был активнее остальных, часто задавал вопросы, какой был процент вовлеченности и как в целом прошло обучение сотрудников, студентов или школьников.

Как вести себя во время вебинара: основные советы

Начинается онлайн вебинар: что это значит для участника? Как себя вести, можно ли задавать вопросы или нужно всю встречу просидеть молча? Все зависит от характера мероприятия. Обычно сначала слово берет спикер. Он читает лекцию, знакомит с продуктом или рассказывает о новых разработках — то есть доносит до пользователей полезную информацию. Спикеров может быть несколько. Обычно они выступают по таймингу. Какой бы интересной ни была тема встречи, нельзя, чтобы зрители и слушатели утомились. Это чревато отключениями от трансляции.

Как себя вести участнику по ходу вебинара? Дадим несколько советов:

• Сосредоточьтесь. Лучше всего отключить звук на смартфоне, чтобы ничто не отвлекало от просмотра. Сконцентрируйтесь на новой информации. Если вы решили принять участие в онлайн-встрече, значит это вам действительно нужно, и погружение в тему будет полезно. Когда идет демонстрация контента (файлов, таблиц, презентаций), делайте для себя заметки: записывайте мысли, замечания, комментарии. Закройте все вкладки на компьютере: вас могут попросить включить демонстрацию экрана (не исключено, что в ходе встречи у вас возникнет вопрос по работе сервиса или активации функций).
• Не обязательно оставаться пассивным слушателем. Особенно когда речь идет о корпоративном обучении и вы можете показать свою компетентность и осведомленность в рабочих процессах. Проявляйте заинтересованность и принимайте активное участие (если это предусмотрено форматом мероприятия). Ставьте реакции во время выступления. Задавайте вопросы в чат. Важно, чтобы они были по существу: у спикера ограниченное время выступления. Во время проведения опросов давайте подробные ответы с комментариями — это продемонстрирует вашу вовлеченность.
• Делайте заметки на бумаге, в телефоне или в компьютере. Проследите, чтобы звук вашего устройства был выключен, иначе стук по клавишам будет мешать спикеру. После вебинара вы сможете собрать накопившиеся заметки и написать рецензию на мероприятие. Или подготовить подробное письмо спикеру с замечаниями и вопросами. Организаторы обычно размещают контактные данные, куда можно отправить обращение. Не бойтесь, что вас сочтут чересчур назойливым: обратная связь — это не только способ получить ответы на вопросы, но и шанс наладить деловые связи и заявить о себе, как о грамотном, внимательном специалисте.

Даже когда вебинар направлен не на обучение, а на продажу каких-то товаров или услуг, проявить свою заинтересованность не будет лишним. Организатор увидит, что вы — внимательный клиент, поэтому к оформлению вашего заказа нужно отнестись с максимальной ответственностью.

Если во время вебинара возникают технические проблемы: прервалось соединение, пропал звук или зависло изображение, обновите страницу и введите свои данные заново. Можно обратиться в техподдержку: любой крупный, хороший сервис для ВКС консультирует клиентов по горячей линии или в чате на сайте. Не исключено, что неполадки возникают из-за того, что программа не совместима с браузером или устройство не поддерживает выполнение JavaScript сценариев. Поэтому рекомендуется заранее протестировать, как платформа загружается на вашем смартфоне или компьютере.

Как быть, если организатор не предоставляет запись вебинара

От того, как организован вебинар, как проходит встреча, заинтересованы ли участники, зависит результат. Успешное мероприятие хочется пересматривать снова и снова, даже если запись будет доступна только в платном тарифе.

Но что делать, если запись вебинара не ведется, и в будущем пересмотреть трансляцию не получится? У пользователей только один выход: записывать основные тезисы, конспектировать ход встречи и запоминать главные мысли.

Попробуйте организовать запись самостоятельно: в сети много специальных программ для таких задач. Только учтите: не исключены технические сбои и неполадки, поэтому полностью рассчитывать на то, что вебинар получится записать, не стоит.

Заключение

Для участия в вебинаре нужно любое устройство с выходом в интернет. Подойдет компьютер, ноутбук, смартфон или планшет. Чтобы присоединиться к онлайн-встрече, в назначенное время перейдите по пригласительной ссылке или введите код доступа к мероприятию. Во время вебинара будьте сосредоточены, задавайте вопросы, проявляйте активность (когда это предусмотрено правилами). Спикеры обычно дают свои контактные данные, поэтому после вебинара вы сможете обратиться за персональной консультацией, при необходимости. Если сохранилась запись, это дополнительное преимущество: в любой момент можно пересмотреть эфир и освежить в памяти информацию. Вас пригласили на вебинар, но запись мероприятия не планируется? Записывайте основные мысли вручную на листе бумаги: конспекты пригодятся, когда вы вернетесь к обсуждению вебинара с коллегами или руководством.

FAQ

• Как подключиться к вебинару? Способ подключения определяет организатор. Он отправляет участникам пригласительную ссылку в чате, по электронной почте, в соцсетях или добавляет зрителей через список контактов на платформе для ВКС. В назначенное время перейдите по ссылке или примите приглашение в программе.
• Как проходит онлайн-вебинар? Мероприятие начинается в назначенное время. Организатор знакомит участников со спикерами, и те начинают выступление. В ходе встречи зрители и слушатели могут отправлять вопросы в чат или оставлять реакции (если это предусмотрено функционалом платформы).