Как провести созвон с коллегами и клиентами

Как созваниваться с пользой для всех участников встречи и создать комфортную обстановку во время звонка, читайте в нашей статье.

Когда созвон действительно необходим

К конференциям часто относятся предвзято из-за их бессмысленности — участникам просто непонятно, зачем отвлекаться от работы и включать камеру. Поэтому для начала нужно сформулировать цель встречи. Понять, зачем вы хотите созвониться и важная ли это причина. Перечислим ситуации, в которых точно не обойтись без созвона.

• Есть вопрос, который не получится обсудить в переписке.

Например, конфликтную ситуацию между коллегами. Решить спорный вопрос легче, если люди видят друг друга и считывают невербальные сигналы. Остается меньше недосказанности и возможностей для додумывания.

• Первая встреча с сотрудником или клиентом.

В таком случае также лучше провести видеовстречу. Аргументы такие же как в первой ситуации. Собеседники лучше поймут друг друга, будет проще наладить контакт и вызвать доверие.

• Тема звонка требует демонстрации документов или каких-то действий.

В сервисы для онлайн-конференций можно загружать файлы, включать демонстрацию экрана спикера. Пример такой встречи — презентация продукта для потенциальных клиентов.

• Вам нужно совместно придумать решение для какой-либо ситуации.

Во время видеозвонка визуализировать идеи легче, чем в переписке в чате или по электронной почте. Многие сервисы имеют функционал для рисования и совместной работы как на обычном флипчарте.

• Вы ведете проект и нужно обсудить очередной этап.

Такие планерки обычно проводятся раз в неделю или реже. Обсуждение в чатах менее синхронизированное, поэтому регулярные онлайн-встречи действительно необходимы. Они помогут сохранить контакт между сотрудниками и увеличат вовлеченность в общее дело.

• Требуется решить срочный вопрос, в который вовлечены несколько человек.

Это быстрее, чем получать ответы в чате и по электронной почте.

Виды созвонов

Все созвоны делятся на две большие группы: персональные и групповые. В первых участвуют два человека, во вторых — от 3 человек. Второй тип звонков можно разделить на 4 вида по количеству участников и формату задачи.

1. Маленькая группа + информирование

Планерки, ретро, статусы. Регулярные недолгие встречи по общему для участников конференции проекту. У таких встреч, как правило, постоянная структура. Например, первые 10 минут идет обсуждение результатов прошлой недели, а затем планирование новых заданий.

1. Маленькая группа + решение

Мозговой штурм, проблемное совещание. На такой встрече всегда обсуждается конкретный вопрос или проблема. Для примера представим, что сроки по проекту срываются из-за рассинхронизации команды и нужно выработать новый план действий.

В этом случае совещание может выглядеть так:

• знакомство участников и/или введение в проблему;
• формулирование цели и правил совещания;
• общение заинтересованных сторон с модерированием;
• мозговой штурм на онлайн-доске для поиска решения;
• создание плана действий и назначение ролей;
• подведение итогов, фиксирование договоренностей.

1. Большая группа + информирование

Конференции. На таких встречах обычно выступает один или несколько спикеров, а участники просто слушают доклады. В некоторых случаях есть возможность общаться в чате и задавать вопросы докладчикам. Во время конференции демонстрируют презентации, устраивают опросы и голосования.

1. Большая группа + поиск решения

Такие встречи называются фасилитациями. На них проводят мозговые штурмы и обсуждение масштабных процессов. Например, слияние отделов. По структуре подобные созвоны напоминают проблемные совещания, но с небольшим отличием на этапе поиска решений. Его разбивают на 3 стадии.

• Объединение в одном документе как можно большего количества идей, на этом этапе нет критики, просто участники высказывают свои мысли.
• Обсуждение расхождений в идеях и тематическая разбивка собранного на несколько кластеров.
• Обсуждение кластеров и голосование за лучшие идеи.

Созвон во Встречах от МТС Линк

Как организовать эффективный созвон

Подготовьте техническую часть

Выберите простую и удобную для всех участников платформу видеосвязи. Главное, чтобы техническое решение было простым, а для подключения к встрече участникам не пришлось устанавливать ПО или проходить сложную регистрацию. Хорошо, если платформа будет синхронизироваться с разными календарями и средствами видеосвязи. Это поможет приглашенным лицам не запутаться в своих звонках и быстро присоединиться к вашему обсуждению.

В конце статьи мы расскажем о хороших сервисах, которые доступны в России без ограничений.

Заранее изучите функционал платформы:

• как включать и выключать камеры с микрофонами;
• как показывать участникам рабочий стол спикера;
• как установить виртуальный фон;
• как загрузить документы.

Если вы проводите большую конференцию, найдите модератора и дайте ему доступ к платформе для изучения. Будьте готовы помочь участникам звонка с настройками, особенно если это клиенты. Можно составить небольшую инструкцию с запасными контактами на случай проблем с регистрацией.

Сформируйте повестку встречи

Повестка (адженда) выполняет сразу несколько важных функций:

• мотивирует приглашенных участвовать в звонке — они будут видеть цель обсуждения;
• позволяет структурировать конференцию и не отвлекаться в процессе на посторонние вопросы;
• дает возможность участникам планировать ответ заранее: подумать над темой и своей позицией, найти или подготовить файлы.
• с повесткой вы сможете контролировать время рассмотрения каждого вопроса.

Лучше начать подготовку этого документа заранее, чтобы пораньше отправить его вместе с приглашением. Вот шаблон повестки.

• Заголовок.

Он должен содержать в себе тему звонка. Например, разработка новой концепции по продукту.

• Время и способ созвона.

Далее укажите способ созвона, время начала и окончания встречи с учетом часового пояса. Постарайтесь сконцентрироваться на одном вопросе, чтобы встреча не получилась слишком долгой. Заложите дополнительное время на вопросы участников.

• Пошаговый план.

Он включает в себя все этапы звонка, начиная с приветствия и знакомства участников. Сформулируйте пункты плана так, чтобы стало понятно, какая у них цель. Например, «обсудить результаты прошлой недели» и «сформировать список задач на октябрь». Рядом с каждым пунктом можно указать задачу для каждого участника.

• Тайминг для каждого этапа встречи.

Укажите, сколько времени будет отведено на обсуждение каждого вопроса. Это также поможет участникам лучше подготовиться.

• Дополнительные материалы.

Если участникам нужно дополнительно изучить документы, пропишите это в плане и добавьте в нее ссылку на файл. Если документы потребуются от собеседников, также укажите этот запрос в повестке.

Определитесь со списком участников и временем

Приглашайте людей, которые имеют непосредственное отношение к теме и могут высказаться. Чтобы упростить выбор, используйте три вопроса:

1. Влияет ли он (она) на достижение цели встречи?
2. Есть ли у него (нее) знания, которые помогут в решении вопроса?
3. Влияет ли результат встречи на работу этого человека?

Если вы ответили утвердительно на один из вопросов, добавьте кандидата в список участников. Остальным заинтересованным лицам можно прислать стенограмму звонка.

По возможности постарайтесь учесть интересы всех участников, чтобы им не пришлось подключаться к вашей встрече сразу же после другой. Оставляйте перерыв после предыдущий встречи и для себя.

Сделайте рассылку приглашений

Советы для составления рассылки:

1. В названии встречи укажите тему, которую планируете обсуждать — так участникам будет проще ее найти.
2. Отправьте повестку с приглашением и необходимыми файлами каждому участнику встречи минимум за 48 часов.
3. Расскажите в письме, чего вы ожидаете от каждого участника: например, вопросы или демонстрацию выполненной работы.
4. Создайте встречу в календаре и добавьте в нее ссылку на созвон.
5. Продублируйте информацию в личных сообщениях каждому адресату или создайте для этого общий чат.

Подготовьте рабочее место

Если вы проводите встречи из дома, постарайтесь создать нейтральный фон. Позади вас не должно быть отвлекающих предметов. Перед созвоном закройте окна и дверь в комнату, выключите шумные приборы.

Если планируете демонстрировать экран, удалите всё лишнее с рабочего стола и закройте ненужные вкладки браузера. Чтобы не отвлекаться от обсуждения, выключите все уведомления на устройстве, с которого будете звонить.

Как подготовиться, если вы приглашены на созвон

Что нужно сделать участнику до онлайн-конференции:

• если возникли обстоятельства, по которым вы не сможете присутствовать на встрече, предупредите заранее;
• подготовьте камеры и микрофон, выберите нейтральный фон и аккуратный образ;
• если вы будете спикером на большой конференции, проведите репетицию своего доклада;
• протестируйте площадку за час до созвона, особенно если вы никогда не использовали ее;
• если вы не можете включить камеру предупредите об этом в чате, когда начнется звонок;
• выключите всплывающие и звуковые оповещения на устройстве, чтобы они не отвлекали вас и собеседников;
• прочитайте заранее повестку, которую прислал организатор, и подготовьте необходимые документы;
• если предстоит долгая конференция, на которой вы выступаете, поставьте рядом стакан воды или чай.

Правила проведения созвона

Для инициатора встречи

• Начните с приветствия и представьте незнакомых друг другу участников.
• Попросите включить или, наоборот, отключить камеры с микрофонами, если звонок селекторный.
• Если это уместно, начните с неформального общения, а затем переходите к задачам и планам.
• Еще раз обозначьте цель звонка и повестку, очередность выступлений, правила использования чата.
• Сообщите, если будете записывать встречу — этот момент важен при созвонах с клиентами, партнерами, соискателями.
• Следите за таймингом каждого выступления и направляйте обсуждение в нужное русло.
• Если один из участников уже высказался и в его присутствии дальше нет необходимости, поблагодарите его и отключите.
• Ведите заметки, чтобы затем составить резюме встречи и план действий.
• Ближе к концу звонка попросите собравшихся задать интересующие вопросы.
• Проговорите вслух созданные договоренности и очередность действий.
• Поблагодарите за внимание к вопросу и дождитесь пока все участники отключатся.

Для всех участников

Придерживайтесь правил цифрового этикета:

• отложите гаджеты и другие задачи на время встречи;
• откажитесь от приема пищи или курения в процессе обсуждения;
• если нужно покинуть кадр, предупредите об этом в чате и выключите камеру;
• держитесь прямо и естественно, на некотором отдалении от камеры;
• расположите камеру устройства так, чтобы она находилась на уровне глаз;
• смотрите в камеру — так вы создадите эффект визуального контакта;
• делайте секундную паузу после того как закончил говорить другой участник;
• используйте чат только для информирования или общения по теме встречи.

Как закончить встречу

Чтобы звонок был продуктивным, нужно вслух сформулировать итоги и письменно зафиксировать их. Задача резюме — помочь подтвердить договоренности и удостовериться, что вопрос решен. Если встреча прошла не с тем результатом, который вы хотели, подвести итог и отправить письмо всё равно необходимо.

Такое письмо называют фоллоу-ап, его отправляют в течение нескольких часов после созвона. Максимум — суток. Обычно его пишет инициатор встречи, но на больших конференциях может быть назначен отдельный человек. Примерная структура фоллоу-апа:

• приветствие (даже если вы общались пару часов назад);
• вводная информация о прошедшей встрече;
• какие вопросы вы обсудили и какие приняли решения;
• план действий, который вы составили и ответственные лица;
• контактные данные.

Советы по составлению резюме встречи:

• добавьте информативную тему письма с названием встречи и датой;
• изложите суть встречи исчерпывающе и в точных выражениях;
• на каждый пункт в плане действий выберите одного ответственного;
• укажите в теле письма четкие дедлайны по каждой задаче;
• отправляйте резюме только на корпоративные почты, чтобы не потерять;

Помимо подтверждения договоренностей, такие письма могут выражать благодарность, напоминать получателю о встрече, мотивировать к продолжению общения.

Где лучше проводить созвоны

Обсудить задачу можно почти в любом мессенджере. Например, Telegram и WhatsApp позволяют проводить встречи с видео и чатом бесплатно. Вопрос в том, будет ли это эффективно для достижения ваших целей. Публичные мессенджеры могут оказаться недостаточно удобными. Для доступа к трансляции приглашенным участникам придется устанавливать приложение. Отсутствует интеграция с онлайн-доской, не всегда можно демонстрировать свой экран. Безопасность данных под вопросом.

Другая альтернатива для общения с командой и клиентами — Zoom, Skype и Teams. В таких сервисах есть все необходимые для работы инструменты, а доступ можно предоставлять по ссылке. Минус в том, что с 2022 года платные версии этих продуктов сложно купить из России. Из-за санкций Visa и Mastercard трансграничные операции для россиян не работают.

В бесплатных же версиях могут быть ограничения по количеству функций, времени трансляции. И здесь на помощь приходят российские аналоги этих приложений. Расскажем о наиболее полноценной на данный момент альтернативе — сервисе Встречи от МТС Линк.

Возможности Встреч от МТС Линк для проведения созвонов

Встречи от МТС Линк — кроссплатформенный российский сервис для онлайн-совещаний и встреч. Работает в облачной и коробочной версии. Сервис включен в реестр отечественного ПО, использует собственные дата-центры в России. Всё это позволяет внедрять сервис не только в частных, но и в государственных организациях.

Функционал:

• доступ к встрече по ссылке из любого браузера;
• планирование совещаний через календарь;
• подключение до 100 спикеров одновременно;
• постоянная встреча по ссылке;
• автоматическая запись созвона со всеми материалами;
• онлайн-доска для мозговых штурмов;
• конструктор опросов и тестов;
• демонстрация рабочего стола спикера;
• чат, вкладка для вопросов, реакции;
• интеграция с Google календарь, Chrome, Vimeo и не только;
• интеграция с Битрикс24, почтовыми сервисами и метриками аналитики.

Бесплатно протестировать полную версию приложения можно здесь.

FAQ

• Как правильно проводить созвоны? Заранее подготовьте план встречи и предоставьте его участникам. Найдите тихое место с нейтральным фоном, перед созвоном проверьте микрофон и камеру, придерживайтесь намеченного плана и тайминга. После созвона напишите письмо с итогами встречи и договоренностями.
• Что означает слово cозвон? В контексте рабочих встреч это чаще всего видеозвонок в мессенджере или сервисе для совещаний. Он может быть персональным и групповым.
• Где проводить созвоны? Можно использовать Telegram или WhatsApp, но в них не всегда хватает функционала. Оптимальный вариант — сервис, предназначенный специально для онлайн-встреч. Например, Встречи от МТС Линк.